CAPÍTULO I · Servicios de oficinas
Artículo 334
El servicio de oficinas en los establecimientos comprenderá las siguientes: 2.ª Oficina de Régimen, en la que se formalizará cuanto se refiere a la población interna: expedientes personales y de libertad condicional, libros, fichas y estadística. 3.ª Oficina de Equipos de Observación y Tratamiento, en la que se formalizarán los informes y protocolos de los internos, así como toda actividad burocrática derivada de los mismos. 4.ª Oficina de Administración, en la que se tramitará la documentación correspondiente a la gestión económica del establecimiento y servicios de habilitación, con sus correspondientes libros de contabilidad, cuentas y documentación necesaria. 5.ª Oficina de Servicio Interior, en la que se redactarán y cursarán los partes reglamentarios al Director y en la que se llevarán los libros y ficheros necesarios para el mejor desempeño del servicio. 6.ª Oficina de Identificación, que formalizará la filiación e identificación dactiloscópica y fotográfica de los internos, y tramitará y archivará la documentación correspondiente. 7.ª Oficina de Servicios Sanitarios, en la que se tramitará la asistencia sanitaria y farmacológica, la formalización de libros, ficheros y demás documentación relacionados con los mismos. 8.ª Oficina de los Servicios de Instrucción y Educación, en la que se tramitará la documentación relacionada con las actividades educativas, culturales, de formación profesional, artísticas y deportivas. 9.ª Oficina de Economato Administrativo, en la que se formalizará la contabilidad y la confección de las actas y balances del mismo.
Artículo 335
En la Oficina de Dirección se llevará: En la ficha, además de una fotografía tamaño carné, deberá constar: Nombre y apellidos, estado, Cuerpo, cargo, fecha de nacimiento, fecha de ingreso en el Cuerpo, posesión, cese, número de Registro de Personal y de la Mutualidad de funcionarios de la Administración Civil del Estado, recompensas y correcciones, datos familiares, domicilio y teléfono o dirección donde pueda ser localizado. En el expediente personal se irán anotando, por orden de fechas, cuantas vicisitudes de carácter oficial hagan referencia al funcionario, desde su nombramiento al cese, uniéndose todos los documentos que se reciban e iniciándose con la copia certificada de su título con las diligencias que en el mismo figuren. Todas las notas del expediente llevarán la firma del Director y, en caso de traslado, se remitirá al establecimiento de destino, quedando la ficha en el de origen. 2.º El fichero de población interna con datos suficientes para atender a una primera información. 3.º El Libro de Servicios, que recogerá de forma precisa todos los del establecimiento y los funcionarios a quienes se les asignan, con expresión del número de orden, Cuerpo, nombre y apellidos, servicio que corresponde y horario. Tendrá un encasillado lo suficientemente amplio para la firma de cada uno y en él se anotarán todas las modificaciones que en el transcurso del día puedan surgir respecto a la distribución de los servicios. Se confeccionará con veinticuatro horas de antelación y será firmado por todos los funcionarios en el momento de hacerse cargo de los servicios o de darse por enterados de los mismos. Tendrá el carácter de orden de Dirección. 4.º Los libros de Registro de comunicaciones orales y, en su caso, telefónicas de los recluidos, con sus familiares y amigos, así como con sus Abogados defensores, Jueces o funcionarios de la Administración de Justicia, Autoridades, representantes de Embajadas o Consulados, ministros de su religión y demás personas autorizadas. En estos libros se consignarán los datos suficientes que permitan la identificación de los comunicantes, el día, la hora y duración de dichas comunicaciones. 5.º Los libros de entrada y salida de correspondencia oficial, en los que se anotarán toda la que se reciba o salga del establecimiento, numerada correlativamente transcribiendo el respectivo número en el documento y estampando en el mismo el sello de entrada o salida. La numeración se renovará en 1 de enero. 6.º Los partes reglamentarios del servicio, las relaciones diarias de encargos, de comunicaciones orales y escritas de los internos con el público o con sus Abogados defensores, así como las órdenes de Dirección, que se archivarán en legajos mensuales por orden de fechas. 7.º Todas aquellas tareas burocráticas que el Director disponga para la mejor marcha de los servicios del establecimiento. Los documentos que se reciban y deban quedar en la oficina de Dirección sin trámite interior se archivarán por anualidades, habiendo un legajo diferente para cada una de las Autoridades de quienes procedan.
Artículo 336
En la Oficina de Régimen se llevará: 2.º El fichero general y los parciales de población interna que sean precisos para la buena marcha de los servicios. En ellos constarán extractados los datos personales, procesales, penales y penitenciarios, así como los convenientes para la fácil localización del expediente. 3.º Los expedientes personales de los internos, que contendrán la portada, con los datos de identificación y filiación, y las hojas de vicisitudes, con breves extractos referidos a los cambios de situaciones y todas las demás circunstancias a que se refieran los documentos que habrán de ser unidos y numerados sucesivamente. Si un individuo ingresara de nuevo no se le abrirá otro expediente, sino que ha de continuarse el que tuviere, formalizándose con claridad las diligencias y documentos correspondientes a cada ingreso. De los datos obrantes en los expedientes se extraerá la información necesaria para los Registros del Centro Directivo, que se verificará sobre los siguientes soportes: b) Hojas de modificaciones relativas a la localización física, responsabilidades preventivas y penadas, liquidaciones de condena y beneficios penitenciarios. c) Hojas de modificaciones relativas a las áreas criminológicas, biosanitarias y socioculturales de cada interno. b) Certificación acreditativa de los beneficios penitenciarios. c) Justificantes relativos al empleo o medio de vida de que disponga el interesado y de que éste se somete a la vigilancia tutelar del personal de la Comisión de Asistencia Social. d) Informe del Organismo correspondiente de la Comisión de Asistencia Social sobre el certificado de trabajo y aceptación de la tutela y vigilancia del interno. e) Certificación del acta de nacimiento, pedida oficialmente, si el penado fuera propuesto por su condición de septuagenario, así como informe facultativo del Médico del establecimiento sobre sus condiciones físicas, y, en el caso de que fuera propuesto por enfermedad grave o irreversible, justificante de la persona o institución benéfica que se hará cargo del mismo al ser liberado. f) Informe pronóstico final del Equipo de Tratamiento, en el que se manifestarán los resultados conseguidos por el tratamiento y un juicio de probabilidad sobre el comportamiento futuro del sujeto en libertad. g) Certificación literal del acta en que se recoja el acuerdo de la Junta de Régimen y Administración sobre la incoación del expediente a que se refiere el artículo 61 de este Reglamento. b) Relación nominal de los internos por los tipos de delitos que en cada caso solicite el Centro Directivo. c) Movimiento de altas y bajas de libertades condicionales. 3) La Estadística de los permisos concedidos en el mes con expresa indicación de los beneficiarios. 7.º Las agendas para anotación de fechas de licenciamientos definitivos; cumplimientos de la primera, tercera y cuarta parte de la totalidad de las condenas; revisiones de clasificación, y cualquier otro dato que pueda ser exigible con arreglo a las normas de este Reglamento. 8.º Todas las comunicaciones de la Oficina de Régimen llevarán la rúbrica del Subdirector y la firma del Director, y las certificaciones, la firma del Subdirector como responsable del servicio y el visto bueno del Director. En los documentos, informes y propuestas de la Junta de Régimen y Administración, el Subdirector cuidará de la exactitud de todos los datos penales, procesales y penitenciarios integrados en los mismos.
Artículo 337
En las Oficinas de los Equipos de Observación y Tratamiento se formalizarán: 2.º Los protocolos de los internos, que se abrirán con los datos de filiación de los mismos y constarán de tres partes, que se diligenciarán, respectivamente, en las fases de detención, cumplimiento y reinserción social: b) La parte del protocolo correspondiente a la fase de cumplimiento se iniciará con un resumen que, previo al estudio de la documentación de la fase de detención, emitirá, como conclusión de ella, el Equipo de Tratamiento, haciéndose constar a continuación los estudios e informaciones complementarias que éste juzgue pertinentes realizar, el programa de tratamiento acordado, la distribución de tareas entre los distintos miembros del Equipo y entre los Educadores, la asignación a grupo o subgrupo, los cambios en esta asignación y en el tratamiento programado, los informes periódicos y extraordinarios de los Educadores, el informe anual que preceptivamente se debe enviar al Centro Directivo y los acuerdos sobre progresión y regresión de grado. Se determinará la parte del protocolo correspondiente a esta fase con la documentación correspondiente al juicio pronóstico final. c) Aprobada la libertad condicional de un penado, el protocolo será enviado al organismo de la Comisión de Asistencia Social correspondiente a la provincia en que el liberto fije su residencia, quien lo conservará e irá formando la tercera y última parte del mismo, anotando el resumen de los informes recibidos sobre la conducta y actividades de aquél y, en especial, las procedentes del funcionario encargado de la vigilancia del liberado y del Asistente Social. Llegado el momento de libertad definitiva o, en su caso, la revocación de la libertad condicional, se hará constar en el protocolo y se enviará éste al Centro de cumplimiento de procedencia, sin perjuicio de que en la Comisión se conserve un extracto del mismo, en el que se procurará anotar cuantas informaciones se reciban sobre la vida posterior del individuo. d) El protocolo de cada observado se unirá, con carácter de reservado y en sobre cerrado, al expediente que acompañará al mismo cuando sea trasladado a otro establecimiento.
Artículo 338
En la Oficina de Administración se llevará la parte burocrática de la gestión económica y servicios de administración y contabilidad del establecimiento comprendidos en el título noveno de este Reglamento.
Artículo 339
1. La Oficina de Servicio Interior formulará, para su entrega al Director: 2.º Los partes de requisa y enseres que normalmente o de modo extraordinario se efectúen y los que se deban promover por novedades ocurridas durante la guardia. b) El de estado de conservación de instalaciones y dependencias, en el que se reflejarán los desperfectos que se observen en los departamentos, con indicación de las fechas en que se han producido y las de su reparación, así como los materiales recibidos para estas atenciones. c) El de recompensas y castigos, en los que constarán las fechas, nombres y cuantos datos sean precisos para mejor conocimiento de los mismos. d) El de órdenes de la Dirección, donde se transcribirán íntegramente las que se reciban. e) El de instancias de internos a las Autoridades, en el que constará el número de orden, fecha, nombre y apellidos del remitente, Autoridad a quien va destinada y extracto del contenido. A cada interno se le entregará un recibo por cada instancia. El Jefe de Servicios, a su vez, entregará en Dirección el total de las instancias presentadas durante su guardia, que serán recepcionadas por el titular, quien estampará su firma en el citado libro. f) El de depósito de objetos y pertenencias, que han de ser guardados en lugar seguro, donde constará, además del nombre del depositado y el número de resguardo, los datos imprescindibles para identificarlos.
Artículo 340
La Oficina de identificación tendrá como cometidos: b) La impresión dactilar del pulgar derecho en las hojas de conducción por traslado a otro establecimiento y en las licencias de cumplidos y liberados condicionalmente. c) La expedición de antecedentes e informes periciales sobre identificación de los internos que soliciten los Tribunales de Justicia o Autoridades competentes. d) Reseñar todos los ingresos, hombres o mujeres, haciendo para cada uno dos fichas dactilares y dos alfabéticas, excepto los tránsitos, los arrestos y los que a su ingreso ya tuvieren en la Oficina del establecimiento, haciendo estampación de fórmula y subfórmula en el expediente del mismo: e) La formación de dos archivos de tarjetas de identificación dactiloscópica, alfabético el uno y dactilar el otro, de todos los ingresados. f) La remisión al Centro Directivo, del 1 al 10 de cada mes, de todo lo realizado en el anterior o comunicación negativa, caso de no haber ingresos, enviando un ejemplar de cada reseña nueva, debidamente formulada y con subfórmula de la mano derecha, a excepción de aquella fórmula en la que todos los dactilogramas pertenezcan al tipo bideltos, en cuyo caso deberán subformularse ambas manos. g) La realización, control y archivo de las fotografías de los internos. h) La remisión al Centro Directivo de cuantos documentos relacionados con este Servicio se determinen. En los establecimientos penitenciarios de un contingente medio anual de quinientos o más reclusos habrá personal especialmente nombrado para el Servicio de Identificación. En los demás establecimientos el funcionario de dicho Servicio simultaneará con el de Oficina u otro ordinario que el Director designe.
Artículo 341
En la Oficina de Servicios Sanitarios se formalizarán: 2.º El libro de reconocimientos, en el que se anotarán los resultados de las exploraciones médicas efectuadas a los ingresados en el Centro, detallándose: Nombre, apellidos, fecha de ingreso, procedencia, anomalías físicas y mentales y los traumatismos que se aprecien, con las circunstancias que se obtengan sobre el origen de los mismos, según las anamnesis. También se inscribirán los internos que hubieren de ser tratados en Centros hospitalarios locales, consignándose el diagnóstico que lo motive y la evolución del proceso, comprobado en las visitas que se realicen por el facultativo. 3.º El libro de consultas, donde se anotarán los internos que hayan sido explorados en la consulta diaria y en la Enfermería, consignándose el resultado del reconocimiento con el tratamiento farmacológico y dietético prescrito. 4.º El libro de medicamentos, en el que figurarán los productos farmacéuticos que se hallen en existencia, detallándose el número de envases. 5.º El libro de tóxicos, en el que se relacionarán la clase y cantidad y estupefacientes que hubiera en existencias, detallando en las salidas los nombres de los internos que los precisaren y las causas que motivaron su prescripción. Este libro deberá estar depositado en la Jefatura de Servicios. 6.º Las hojas clínicas, donde se detallará el historial del enfermo, con las exploraciones y tratamiento prescrito. El historial médico acompañará al expediente penitenciario en los diferentes traslados que realice el interno, y en él se anotarán todas las vicisitudes sanitarias, archivándose en las Enfermerías de los establecimientos. 7.º Los informes a la Junta de Régimen y Administración, a efectos de clasificación interior de los internos y en relación con la capacidad física para el trabajo y para las actividades deportivas de los mismos. 8.º Los pedidos de medicamentos de material e instrumental clínico-sanitario. 9.º Los informes al Director sobre las ausencias al servicio de los funcionarios por causa de enfermedad, certificando la dolencia si fuese preciso solicitar las oportunas licencias o permisos por enfermedad. 10. Los partes del movimiento de altas y bajas en la Enfermería, con especial detalle del estado de los enfermos graves, así como de las necesidades de traslado a Centros hospitalarios y de aislamiento de los que padezcan enfermedades infecto-contagiosas. A la petición de traslado que se formule a la Inspección de Sanidad, se acompañará certificación en la que conste una sucinta descripción de los síntomas y el diagnóstico que se formule. 11. La estadística sanitaria, que constará de: b) Estadística general anual de toxicómanos.
Artículo 342
En la Oficina de los Servicios de Instrucción y Educación se llevarán: 2.º Los libros de matrículas de alumnos. 3.º El libro de promoción cultural, en el que se reflejará la historia educativa de los titulares y nivel de especialización. 4.º Los informes a la Junta de Régimen y Administración y a los Equipos de Observación y de Tratamiento que le sean solicitados. 5.º La expedición de los certificados de los estudios cursados por los internos y calificaciones obtenidas según resulten de las actas del examen. 6.º La estadística correspondiente al movimiento educativo: b) Anual de enseñanzas, que contendrá la clasificación de las actividades docentes y culturales durante el año y sus resultados. 8.º Las fichas por materias y autores, y los catálogos de libros que existan en la Biblioteca a disposición de los internos.
Artículo 343
Todos los libros oficiales estarán encuadernados y foliados, y en la hoja de la portada se extenderá una diligencia de apertura suscrita por el Subdirector y visada por el Director. A la terminación de cada libro, inmediatamente después de la última anotación, se consignará la diligencia de cierre. En general, cuantos documentos se tramiten en las oficinas se ajustarán a los modelos oficiales establecidos.