Sección 4.ª Contabilidad, libros y registros
Artículo 64. Contabilización de las operaciones de las entidades aseguradoras
La contabilidad de las operaciones de las entidades aseguradoras se ajustará a las normas contenidas en el Plan de Contabilidad de las Entidades Aseguradoras, aprobado por Real Decreto 2014/1997, de 26 de diciembre, y en las disposiciones que lo desarrollen. En su defecto, serán aplicables las normas del Plan General de Contabilidad, del Código de Comercio y las demás disposiciones de la legislación mercantil en materia contable.
Artículo 65. Libros y registros contables de las entidades aseguradoras
1. Las entidades aseguradoras llevarán los libros de contabilidad exigidos por el Código de Comercio y otras disposiciones que les sean de aplicación, incluyendo con carácter obligatorio el libro mayor, que recogerá, para cada una de las cuentas, los cargos y abonos que en ellas se realicen, debiendo concordar en todo momento con las anotaciones realizadas en el libro diario, así como los registros que a continuación se detallan: b) De pólizas y suplementos emitidos, y anulaciones. Este registro deberá contener los datos relevantes de cada póliza de seguro o suplemento en relación con sus elementos personales, características del riesgo cubierto y condiciones económicas del contrato. Las pólizas deben ser emitidas con numeración correlativa, pudiendo comprender varias series, según los criterios de clasificación utilizados. Los suplementos emitidos, que incluirán los que se correspondan con extornos de primas, han de ser relacionados con la póliza de la que procedan. Cuando se produzca la anulación de una póliza o suplemento se hará constar tal circunstancia y su fecha en los registros afectados. c) De siniestros. Los siniestros se registrarán tan pronto sean conocidos por la entidad, debiendo atribuírseles una numeración correlativa, por orden cronológico, dentro de cada una de las series que se establezcan conforme a los criterios de clasificación de siniestros que utilice la entidad. La información que, como mínimo, debe contener este registro se referirá a la póliza de la que procede cada siniestro; fechas de ocurrencia y declaración; valoración inicial asignada; pagos o consignaciones posteriores, con indicación separada de los recobros que se hayan producido; provisión constituida al comienzo del ejercicio; provisión al cierre del período; fecha de la última valoración del siniestro; y los pagos y la provisión a cargo del reaseguro. También se indicará si existe reclamación judicial, administrativa, ante el defensor del asegurado de la entidad, o de cualquier otra índole. Se entenderá cumplida la obligación de llevanza de este registro aun cuando la información señalada en esta letra esté contenida en diferentes ficheros informáticos, siempre que sea posible establecer una correlación e integración ágil y sencilla entre el contenido de los mismos. En el caso de ramos o riesgos que lo requieran, la entidad podrá adaptar el contenido del registro de siniestros a las características de dichos seguros, comunicando a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones su estructura y forma de gestión. Se exceptúan de los requisitos anteriores los siniestros para los que, de acuerdo con el artículo 39.3, no se requiera una valoración individual. d) De cálculo de las provisiones técnicas. Para cada una de las provisiones técnicas, se llevarán separadamente los registros correspondientes al seguro directo, al reaseguro aceptado y al reaseguro cedido. e) De inversiones. Este inventario comprenderá todos los datos necesarios para una adecuada gestión de las inversiones conforme a las características de cada activo. En todo caso y para cada una de las inversiones de la entidad, incluidas la tesorería y las operaciones con instrumentos derivados, este registro contendrá la descripción, situación, asignación y valoración a efectos de contabilidad y de cobertura de las provisiones técnicas, o de operaciones preparatorias de seguro o de fondos propios, detalladas a la fecha de referencia. Asimismo, indicará la entidad depositaria de los activos financieros y el concepto en el que se realiza su depósito. Cuando la entidad haya asignado inversiones a determinadas operaciones de seguro y en función de la rentabilidad de aquéllas calcule la provisión de seguros de vida de esas operaciones, deberá indicar los métodos de cálculo, hipótesis formuladas y sistemas de control y verificación empleados. En el caso de entidades autorizadas para operar tanto en el ramo de vida como en ramos distintos del de vida, este registro se llevará en secciones separadas. En el caso de que existan afecciones a ramos o riesgos o a contratos de seguro individualizados se identificarán inequívocamente los mismos y los bienes afectados. En todo caso será preciso identificar las inversiones específicamente asignadas a: 2.º Pólizas que reconocen participación en beneficios, 3.º Pólizas en las que el valor de rescate se referencie o vincule a unos activos específicos. 4.º Operaciones de cobertura de activos, pasivos e instrumentos derivados, tal y como quedan delimitadas en los apartados 1.a) y 1.b) del artículo 52 bis. g) De contratos de reaseguro aceptado y cedido. Este registro comprenderá los datos identificativos de cada uno de los contratos de reaseguro celebrados por la entidad, separando los de reaseguro aceptado y los de reaseguro cedido y, dentro de ellos, distinguiendo en secciones diferentes los datos identificativos de los tratados obligatorios y los de las cesiones o aceptaciones facultativas. Para cada contrato se recogerán los datos relevantes sobre los elementos personales, características de los riesgos reasegurados, condiciones de la cobertura en reaseguro y todas las circunstancias del contrato con incidencia económica. 3. Los libros y registros mencionados en este artículo no podrán llevarse con un retraso superior a tres meses. 4. El Ministro de Economía y Hacienda podrá dictar normas de llevanza y especificaciones técnicas de los libros y registros a los que se refiere este artículo.
Artículo 66. Obligaciones contables de las entidades aseguradoras y deber de información
1. El ejercicio económico de toda clase de entidades aseguradoras coincidirá con el año natural. 2. Sin perjuicio de lo indicado en el apartado anterior, las entidades aseguradoras deberán elaborar, al menos trimestralmente, un balance, las cuentas técnicas y no técnicas de resultados, un estado de cobertura de provisiones técnicas y un estado de margen de solvencia. Las cuentas técnicas de resultados y los estados de cobertura de provisiones técnicas y de margen de solvencia, se referirán por separado tanto a la actividad de seguros de vida como a la de seguros distintos del seguro de vida. 3. Las entidades aseguradoras llevarán y conservarán los libros, registros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, en los términos establecidos por la legislación mercantil. No obstante, en el caso de riesgos que puedan dar lugar a siniestros de manifestación diferida, se conservará la documentación correspondiente durante un plazo acorde al periodo esperado de manifestación de los siniestros. 4. Las entidades aseguradoras deberán remitir a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones las cuentas anuales y el informe de gestión, la información estadístico-contable referida al ejercicio económico y los informes general y complementario de auditoría. La información estadístico-contable anual incluirá datos referentes al balance, cuenta de pérdidas y ganancias general y por ramos, cobertura de provisiones técnicas, margen de solvencia, fondo de garantía y aquellos otros extremos que permitan analizar la información contenida en los estados anteriores. La remisión de las cuentas anuales se realizará simultáneamente a la de la información estadístico-contable anual, la cual se ajustará a los modelos aprobados por el Ministro de Economía y Hacienda y se remitirá antes del 10 de julio del año siguiente a aquél al que se refieran, salvo que la entidad realice una actividad exclusivamente reaseguradora en cuyo caso el plazo finalizará el día 10 de octubre. Las entidades obligadas a formular cuentas consolidadas deberán remitir a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones Ias cuentas anuales consolidadas y el informe de gestión, la información estadístico-contable consolidada y los informes general y complementario de auditoría. La información estadístico-contable incluirá datos referentes al balance consolidado, cuenta de pérdidas y ganancias consolidada general y por ramos, cobertura de provisiones técnicas del grupo, margen de solvencia consolidado y aquellos otros extremos que permitan analizar la información contenida en los estados anteriores. La remisión de las cuentas anuales consolidadas se realizará simultáneamente a Ia de la información estadístico-contable anual consolidada, la cual se ajustará a los modelos aprobados por el Ministro de Economía y Hacienda y se remitirá antes del 10 de julio del año siguiente a aquél al que se refieran, salvo que la entidad obligada realice una actividad exclusivamente reaseguradora o forme parte del grupo una entidad reaseguradora, en cuyo caso el plazo finalizará el día 10 de octubre. Además, están obligadas a remitir información estadístico-contable trimestral las entidades aseguradoras que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias: b) Que operen en los ramos de seguro de vida, caución, crédito, o en cualquiera de los que cubren el riesgo de responsabilidad civil. c) Que se encuentren sometidas a procedimiento administrativo de adopción de medidas de control especial, cuando así se requiera por la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones, de disolución, o de revocación de la autorización administrativa, o bien se encuentren en periodo de liquidación no asumida por el Consorcio de Compensación de Seguros. Asimismo, las entidades obligadas de los grupos consolidables de entidades aseguradoras deberán remitir semestralmente la información estadístico-contable correspondiente a dicho periodo. Toda la información estadístico-contable referida al periodo inferior al año deberá remitirse a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones dentro de los dos meses siguientes al término del periodo al que corresponda, salvo la que deba presentarse hasta el 31 de agosto, que podrá ser remitida hasta el 15 de septiembre siguiente al término del periodo al que corresponda. La Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones podrá recabar aclaración sobre la documentación recibida al objeto de obtener la información prevista en este precepto.