Artículo 272

El protocolo notarial comprenderá los instrumentos públicos y demás documentos incorporados al mismo en cada año, contado desde primero de enero a treinta y uno de diciembre, ambos inclusive, aunque en su transcurso haya vacado la Notaría y se haya nombrado nuevo Notario.

Asimismo se incorporarán al protocolo las pólizas siempre que el notario así lo hubiera comunicado al Colegio Notarial en los plazos y modo previsto en el artículo 283 de este Reglamento.

Las pólizas incorporadas al protocolo se numerarán conforme a lo previsto en la normativa notarial.

Las Juntas directivas de los Colegios Notariales, dando cuenta a la Dirección General, podrán autorizar a los Notarios de aquellas poblaciones en que se autorice habitualmente un número de instrumentos elevado, para abrir, además del protocolo ordinario, uno especial de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles, con numeración propia y con apertura y cierre en las mismas fechas indicadas en el párrafo anterior. La Dirección General podrá dar instrucciones especiales sobre la conservación y encuadernación de este protocolo.

Artículo 273

El primer día de cada año se abrirá el protocolo, extendiendo una nota que diga así:

«Protocolo de los instrumentos públicos correspondientes al año…» (Fecha en letra, firma y rúbrica del Notario).

Una nota análoga pondrá el nuevo Notario en cualquier día del año en que empiece a ejercer el cargo.

El último día del año se cerrará el protocolo con la siguiente nota:

«Concluye el protocolo del año de …, que contiene (tantos) instrumentos y (tantos) folios, autorizados durante el mismo en esta Notaría». Y fechará en letra, firmará y rubricará.

Artículo 274

Los protocolos son secretos. Con los protocolos especialmente reservados de que tratan los artículos 34 y 35 de la Ley se observarán las formalidades descritas para los protocolos generales en la parte que les corresponda, cumpliendo las prescripciones de los citados artículos de la Ley.

Se encuadernarán al final del año en que se haya autorizado el número 100, o antes, a juicio del Notario, si su volumen lo exigiera, y el rótulo especial del tomo será:

Para los protocolos a que se refiere el artículo 34 de la Ley: «Protocolo reservado testamentario.—Año de …» (en guarismo).

Para los protocolos de que trata el artículo 35 de la Ley: «Protocolo reservado.—Filiaciones.—Año de …» (en guarismos).

Artículo 275

Cuando el protocolo anual lo requiera por su volumen a juicio del Notario, podrá encuadernarse en más de un tomo, en cuyo caso se cerrará el primero y se empezará el segundo con la nota antes expresada, modificada en la parte precisa para designar los meses que contenga cada tomo.

Los diferentes tomos no se considerarán como distintos protocolos, por lo cual no se interrumpirá ni volverá a empezar en el segundo la foliación del primero, debiendo expresarse en la nota final del último tomo de cada protocolo, además del número de instrumentos y folios del tomo, el número de instrumentos y folios de tomos, reunidos, que forman el protocolo.

Las notas de apertura y cierre del protocolo se pondrá en pliego separado de la clase última. Este pliego no se foliará.

Artículo 276

En los dos primeros meses de cada año deberán quedar encuadernados los protocolos en pergamino o en piel; la encuadernación se hará a pasta entera, con una caja de cartón, piel o pergamino, que impida el deterioro de su contenido.

Se pondrán también unas correas para que pueda abrocharse la cubierta exterior.

En el lomo del protocolo se pondrá la siguiente inscripción: «Protocolo.—Año de …» (en guarismo), y expresión de la residencia del Notario.

La encuadernación de los protocolos, cuando no haya sido hecha por el Notario, se verificará por el Colegio Notarial, reintegrándose éste de su importe con cargo a la fianza del Notario.

Cuando se trate de Notarías incongruas o de escaso rendimiento y los fondos del Colegio lo permitan, los Notarios titulares de las mismas podrán solicitar de la Junta directiva, y ésta conceder, la encuadernación a expensas del Colegio.

Artículo 277

Vacante una Notaría, el Delegado o Subdelegado de las Juntas en el distrito correspondiente, y donde no la hubiera, el Juez de primera instancia o el municipal, en su caso, pondrán a continuación de la última escritura del protocolo corriente de instrumentos públicos la siguiente nota: «Queda vacante esta Notaría ……, por (fallecimiento, renuncia o lo que sea), resultando en este protocolo autorizados hasta hoy (tantos) instrumentos públicos y (tantos) folios». Fecha en letra y firma del Delegado o Subdelegado, o del Juez, con la de su respectivo Secretario.

El funcionario que haya autorizado esta diligencia dará inmediatamente cuenta a las Juntas de haberse cumplido el servicio.

Artículo 278

Puesta la nota a que se refiere el artículo anterior en el protocolo de una Notaría vacante, no podrá incorporarse al mismo ningún otro documento, a no ser por el Notario sucesor en quien la misma vacante hubiese sido provista.

Mientras la Notaría no esté provista definitivamente, todos los documentos autorizados por el Notario sustituto se incorporarán al protocolo de éste.

Artículo 279

Los Notarios y Archiveros serán responsables de la integridad y conservación de los protocolos.

En el caso de inutilizarse todo o parte de un protocolo, además de las obligaciones del artículo 39 de la Ley, el Notario tendrá la de comunicarlo a la Junta directiva del Colegio, y ésta a la Dirección. Si el Notario interesado no pudiese cumplir con lo dispuesto en el citado artículo y en el presente, lo verificará cualquier otro de la misma residencia a cuyo conocimiento llegase el hecho. En su defecto, estará obligado a hacerlo el Juez de Primera Instancia o, en su caso, el Municipal.

Si se deteriorasen por falta de diligencia, los Notarios y Archiveros lo repondrán a sus expensas, incurriendo además en responsabilidad disciplinaria.

Si resultase motivo racional para sospechar que hubo delito, se pondrá en conocimiento de los Tribunales a los efectos procedentes.

Artículo 280

La reconstitución de protocolos notariales deteriorados o destruidos total o parcialmente se ajustará a las siguientes normas:

1.ª El Notario titular y el Delegado de la Junta directiva del Colegio Notarial practicarán una visita extraordinaria a la Notaría y levantarán un acta, haciendo constar:

a) Las circunstancias y extensión del siniestro, en su caso, y daños causados.

b) El número de protocolos o de instrumentos, en su caso, y de libros inutilizados, consignando el mayor número posible de circunstancias y detalles necesarios para que pueda llegarse al conocimiento exacto de cuáles son los documentos o libros deteriorados o inutilizados. En el caso de ser pocos los documentos destruidos, deberá especificarse el número y clase de éstos, y en otro caso, bastará referirse al contenido de los índices. Del acta se remitirá una copia autorizada por ambos Notarios al Colegio Notarial, y la Junta directiva de éste adoptará las medidas de publicidad que estime necesarias para que la destrucción o deterioro de protocolo llegue a conocimiento de los interesados para que éstos puedan incoar el oportuno expediente.

2.ª Los documentos que se hayan salvado deberán encuadernarse aún cuando falten algunos de numeración intermedia, interpolándose, en tal caso, en sustitución de los que falten, una hoja, en la que se hará constar que tales números intermedios desaparecieron o se inutilizaron, haciéndose referencia el acta en que así se acredite. Tal hoja se colocará en el lugar correspondiente al número o números inutilizados, y podrá emplearse una sola hoja para varios números o instrumentos, si éstos fuesen correlativos. En la misma se hará constar por nota suscrita por el Notario el hecho de la reconstitución, cuando ésta se verificare, con expresión de la fecha y número del acta de protocolización.

3.ª Los documentos que no sean susceptibles de encuadernación se conservarán en sendas carpetas, con la numeración que, conforme a los índices, les corresponda dentro del año respectivo.

4.ª Para la reconstitución de cada instrumento público inutilizado, deberá formalizarse un expediente al siguiente tenor:

a) Se incoará mediante instancia de parte interesada o de su representante, y se reconoce personalidad para este objeto a las personas que, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 17 de la Ley de 28 de mayo de 1862, y 224 y siguientes de este Reglamento, tengan derecho a obtener copia autorizada del documento que se trate de reconstruir.

b) La instancia se presentará ante el Notario titular, el cual consignará con certificación, a continuación de la instancia. Lo que resulte del acta expresada en la regla primera en lo que haga relación al instrumento que se trate de reconstituir; también certificará de lo que resulte en los índices respecto del mismo instrumento, y si éstos hubiesen desaparecido, se incorporará certificación de los del Colegio Notarial.

c) El solicitante presentará también los medios de prueba, expresará los nombres de las personas que hayan de declarar y manifestará los nombres y domicilios de las que sepa que tienen su domicilio en España y están interesadas en el documento.

d) Los medios de prueba serán: las copias autorizadas con las formalidades de derecho, las demás copias y los testimonios, los documentos que hagan referencia a las mismas copias o a los originales o sean consecuencia o efecto de unas y otros, los certificados y documentos expedidos en los Registros y oficinas públicas, las declaraciones de los testigos, los informes periciales, la declaración jurada de los interesados o de sus representantes y cualquier otro medio que se estime pertinente.

e) Si se presentare copia del documento inutilizado expedida con las formalidades del derecho, el Notario la remitirá a la Junta directiva del Colegio Notarial, la cual acordará su protocolización si la considera auténtica, después de cotejar el signo, firma y rúbrica con los que obran en el correspondiente libro del mismo o de otro Colegio, consignándose como resultado de tal cotejo una legalización por el Decano y el Secretario del Colegio Notarial a continuación de la copia misma, expresando en ella que se hace para los efectos de protocolización en sustitución del original, y en caso contrario, denegará la protocolización y devolverá el expediente, que podrá ser ampliado con otras pruebas, tramitándose en la forma que se expresa en los apartados siguientes.

f) En los demás casos, el Notario citará, con la mayor urgencia, a los interesados en el documento, señalándoles un plazo no menor a treinta días para que comparezcan en la Notaría. También se citará al Notario autorizante del documento inutilizado, si no fuera el mismo titular, para que remita declaración detallada, autorizada con su signo, firma y sello, o concurra el día que se haya de examinar la prueba.

g) El examen y desarrollo de prueba se consignará en un acta, en la cual el Notario titular hará constar el resultado de las declaraciones y reseñará con detalle las copias y documentos presentados, y si el Notario autorizante del documento fuera el mismo titular de la Notaría hará constar, además, lo que conozca directamente sobre dicho documento. La prueba deberá dirigirse a demostrar el contenido y la forma del instrumento que se trate de reconstruir o los detalles que falten (en los casos de deterioro parcial) y, por tanto, se dirá su clase y se expresará fielmente su contenido. En el desarrollo de la prueba, el Notario que interviene deberá cerciorarse de la firmeza de las declaraciones y requerirá al solicitante y a los declarantes para que manifiesten si conocen el domicilio en España de alguno o algunos de los interesados en el documento que no hubiesen sido citados personalmente, y en tal caso, se les notificará la existencia del expediente y el trámite en que se halle. Al levantar el acta hará constar, razonándolo, el juicio que la prueba le merezca.

h) Todas las citaciones y notificaciones se practicarán con la máxima urgencia, y se expresarán por diligencia en el expediente, bajo la responsabilidad del Notario que lo instruya.

i) Aportada y ultimada la prueba, se remitirá el expediente a la Junta directiva del Colegio Notarial, la cual emitirá informe razonado y, a su vez, lo remitirá al Juzgado de Primera Instancia del partido donde radique la Notaría cuyo protocolo se trate de reconstituir.

j) El Juez de Primera Instancia examinará el expediente, apreciará la prueba que, en caso necesario, podrá ampliar para mejor proveer, y si la encontrase bastante y eficaz, aprobará el expediente y ordenará que se protocolice.

k) La protocolización se concretará al auto judicial y al documento mismo que, según lo acreditado en el expediente, ha de sustituir al original destruido, y los demás documentos del expediente se conservarán en la Notaría en legajo especial al cual se hace referencia al formalizarse la protocolización.

5.ª El instrumento público así reconstituido tendrá la eficacia jurídica correspondiente al original destruido.

6.ª En el caso de que se impugnare por quien justifique interés legítimo la reconstitución del instrumento durante la tramitación del expediente, éste quedará en suspenso hasta que termine el juicio declarativo que el impugnante promueva. Si no se promoviere en el plazo de treinta días, se levantará la suspensión, así como en el caso de caducidad de la instancia.

7.ª Cualquier inexactitud sustantiva en las declaraciones juradas que formulen los interesados o sus representantes, será considerada como falsedad en documento público.

8.ª Los derechos de los Notarios y de los demás funcionarios que intervengan en la reconstitución de protocolos, se regularán por sus respectivos aranceles, reduciéndolos al diez por ciento.

9.ª En su actuación profesional referente a la reconstitución de protocolos, los Notarios quedan exentos de pagar la contribución de utilidades y las cantidades por folio protocolado correspondientes a la Mutualidad Notarial.

Artículo 281

La protocolización de toda clase de actos y contratos corresponde exclusivamente a los Notarios. Queda prohibida la formación de protocolos a toda entidad o persona que no sea Notario público, con arreglo a la Ley y al presente Reglamento.

Artículo 282

Cuando con arreglo al artículo 32 de la Ley proceda que el Notario deje examinar por las partes interesadas con derechos adquiridos, sus herederos o causahabientes, un instrumento contenido en el protocolo, cuidará, bajo su más estrecha responsabilidad, que la lectura se limite al documento en que tengan aquéllos interés y que no pueda sufrir el protocolo el menor daño o deterioro, y a tales efectos, el Notario buscará personalmente la escritura señalada y la pondrá de manifiesto a los interesados, no consintiendo se saquen notas o extractos de ella, ni que sea hojeado el protocolo, sino en cuanto sea indispensable para la lectura de la matriz de que se trate, debiendo verificarse la exhibición ante dos testigos y extendiéndose de ella la oportuna acta.

Artículo 283

Los notarios estarán obligados a llevar y conservar un Libro-Registro de Operaciones Mercantiles con los requisitos establecidos en las leyes y en el presente Reglamento. El Libro-Registro consta de dos Secciones. En la Sección A está constituida por la colección, ordenada por fechas, de las pólizas originales de contratos mercantiles intervenidas durante un año, que habrá de encuadernarse por años en uno o más tomos. A tal fin, se presume que las pólizas se incorporan al Libro Registro, salvo que el notario comunique al Colegio Notarial que opta por incorporarlas al protocolo. Dicha comunicación deberá realizarse en el mes de diciembre, para la totalidad del año inmediato posterior, no pudiendo ser modificada durante éste. En la Sección B se asentarán por orden de fecha y correlativamente las intervenciones de aquellos documentos originales que por su naturaleza no pueda conservarse en poder del notario el original.

Las condiciones de confección, llevanza y conservación del Libro Registro serán las mismas establecidas para el protocolo, en cuanto no se opongan a la naturaleza y requisitos de los documentos incorporados.

El Libro-Registro tendrá carácter de Registro Oficial.

El contenido del libro-registro no podrá ser revelado por el notario salvo en los mismos supuestos que el protocolo.

El notario custodiará en su oficina, bajo su responsabilidad, su libro-registro, debiendo realizarse, precisamente en dicha oficina, los cotejos procedentes con los mismos requisitos que se establecen para el cotejo de protocolo.

Los documentos y, en su caso, asientos a que se refiere el párrafo primero de este artículo se incorporarán o practicarán en el libro-registro por orden cronológico en cada una de sus Secciones numerados correlativamente, empezando cada año natural por el número uno, sin que el cese del Notario y la toma de posesión de su sustituto interrumpa la numeración. El paso de un tomo a otro se hará respetando la correlación de números y fechas.

Al principio de cada año natural se efectuará una diligencia de apertura del libro registro y al final del último documento y, en su caso, asiento de cada año natural una diligencia de cierre.

Al final del tomo del Libro Registro de Operaciones correspondiente a la Sección A se expresará el número de pólizas y de folios de que constare. En el tomo relativo a la Sección B se expresará el número de asientos y de folios de que constare.

Cuando proceda, se podrán realizar anotaciones en las hojas del libro-registro, manualmente, en forma mecanográfica o utilizando cualquier otro procedimiento de reproducción. Las anotaciones deberán autorizarse por el notario con media firma.

El libro registro se llevará al día, sin hacer interpolaciones, tachaduras, raspaduras o enmiendas. Cuando fueran advertidos errores u omisiones, se extenderán asientos de rectificación o complementarios, con fecha corriente, efectuándose la correspondiente nota al margen del asiento originario.

Los tomos se numerarán correlativamente a partir de la unidad. Cada tomo no podrá exceder de seiscientas hojas.

La encuadernación se efectuará por los procedimientos técnicos que impidan que, en un uso normal de los libros, las hojas que los componen puedan llegar a soltarse o separarse del mismo.

Las Secciones A y B del Libro Registro de Operaciones se encuadernarán en tomos separados, dando a cada póliza o asiento el número correlativo que en la respectiva Sección corresponda.

En todo lo no regulado en este artículo, será de aplicación al Libro Registro las normas establecidas sobre los aspectos materiales del Protocolo ordinario, incluida las relativas a la confección y remisión de índices, en cuanto lo permita su respectiva naturaleza.

Artículo 284

Los Notarios deberán remitir índices de los documentos protocolizados, intervenidos y demás asientos del Libro Registro a las Juntas Directivas, que los archivarán bajo su más estricta responsabilidad. Si no hubiera habido actividad durante el periodo de que se trate, el Notario enviará una certificación negativa. Tales índices se remitirán en soporte informático, mediante firma electrónica reconocida de los Notarios y a través de la red telemática que el Consejo General del Notariado tenga establecida conforme a lo dispuesto en el artícu­lo 107 de la Ley 24/2001. Estos índices tendrán la misma consideración, en cuanto a la información que contienen, que el protocolo, del que se considerarán parte.

Asimismo, el notario deberá velar por la más estricta veracidad de dichos índices, así como por su correspondencia con los documentos públicos autorizados e intervenidos, siendo responsables de cualquier discrepancia que exista entre aquellos y estos. Igualmente, serán responsables del incumplimiento de los plazos de remisión de tales índices.

El notario confeccionará un índice en soporte papel para encuadernarlo al final del protocolo, formándose de este modo el índice cronológico del mismo. Dicho índice y su encuadernación deberá efectuarse en el mes de enero de cada año, respecto de los documentos autorizados o intervenidos en el año precedente.

El notario conservará los correspondientes ficheros electrónicos comprensivos de los índices, en un soporte tecnológicamente seguro, con sujeción a las mismas obligaciones y responsabilidades del Protocolo. Se habilita al Consejo General del Notariado para que acuerde las características técnicas de conservación.

Los índices en soporte informatizado se remitirán a las Juntas Directivas quincenalmente. A tal fin, los del día 1 al 15 de cada mes se remitirán antes del día 22 del mismo y los del día 16 a 30 antes del 7 del mes siguiente. Se habilita a la Dirección General de los Registros y del Notariado para que mediante Instrucción pueda reducir el plazo antes indicado. Estos índices se remitirán mediante firma electrónica reconocida de los Notarios y a través de la red telemática que el Consejo General del Notariado tenga establecida conforme a lo dispuesto en el artículo 107 de la Ley 24/2001.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 286 de este Reglamento, los Colegios Notariales conservarán los índices bajo su más estricta responsabilidad.

Artículo 285

El Ministerio de Justicia determinará el contenido básico de los índices con independencia de su soporte, pudiendo delegar en el Consejo General del Notariado el desarrollo de tal contenido, así como la incorporación de nuevos datos que deban expresarse respecto de cada instrumento.

En cualquier caso, en los índices se expresará, respecto de cada instrumento, el número de orden, el lugar del otorgamiento, la fecha, el nombre y apellidos o denominación social de todos los otorgantes o requirentes y de los testigos cuando los hubiere y el domicilio de aquéllos; el objeto y la cuantía del documento y el número de folios que comprende y, en su caso, el nombre del notario autorizante que actúe por sustitución del titular del protocolo. También se expresarán en ellos los datos relativos a la sujeción del documento al turno de reparto, en su caso, y a las aportaciones corporativas. Asimismo, en los índices se expresaran los números de identificación fiscal y la descripción de los medios de pago, cuando deban constar en las escrituras de acuerdo con lo dispuesto en la Ley del Notariado o, en su caso, el incumplimiento de la obligación de comunicación del número de identificación fiscal al notario o la negativa a la identificación de los medios de pago o a aportar la declaración previa del movimiento de los medios de pago cuándo ésta resultara preceptiva de conformidad con la normativa de prevención del blanqueo de capitales. Igualmente, en los índices se expresará la referencia catastral de los inmuebles, cuando ésta deba constar en las escrituras o, en su caso, el incumplimiento de la obligación de su aportación.

En la formalización del índice anual en soporte papel, los notarios se acomodarán al modelo que determine el Consejo General del Notariado. Respecto de los índices informatizados, compete, igualmente, al Consejo General del Notariado la determinación de las características técnicas de elaboración, remisión y conservación.

En toda esta materia se observará lo dispuesto en la legislación especial en materia de protección de datos.

Artículo 286

A los efectos de la debida colaboración con las Administraciones Públicas, se crea el índice único informatizado notarial. Es titular y responsable del mismo el Consejo General del Notariado, como consecuencia de su dependencia jerárquica respecto de la Dirección General de los Registros y del Notariado, de conformidad con el artículo 336 del Reglamento Notarial, así como de la dependencia de los notarios respecto del Consejo a través de las Juntas Directivas de los Colegios Notariales, en virtud de lo dispuesto en el artículo 307 del Reglamento Notarial.

Dicho índice único informatizado es la agregación de los índices informatizados que deben confeccionar y remitir los notarios a sus Juntas Directivas. Los Colegios Notariales deberán remitir tales índices informatizados al Consejo General del Notariado en la tercera semana de cada mes los del precedente.

Se habilita al Consejo General del Notariado a que trate el índice único informatizado a los efectos de la remisión de la información de que se trate a las autoridades judiciales y Administraciones Públicas que conforme a la ley tengan derecho a ello, como consecuencia del deber de colaboración del notario en su condición de funcionario.

En todo caso, el Consejo General del Notariado podrá acceder a esa información a efectos estadísticos.

Artículo 287

El sustituto que, con arreglo al artículo 38 de la Ley, deba encargarse de una Notaría vacante, formará y remitirá, dentro de los ocho días siguientes, los índices o certificaciones negativas, en su caso, de los documentos protocolados en el mes que ocurrió la vacante, y aun en el anterior si el Notario que la produjo no lo hubiera verificado.

Artículo 288

Los Notarios que no cumplan debidamente las prescripciones reglamentarias relativas al servicio de índices serán corregidos disciplinariamente.