TÍTULO IV · De la propiedad y custodia de los protocolos e inspección de las notarías
Artículo 36
El protocolo, cualquiera que sea su naturaleza bien en soporte papel o electrónico, pertenece al Estado. Los notarios los conservarán, con arreglo a las leyes, como archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad.
Artículo 37
1. En cada Colegio Notarial se formará un Archivo General de Protocolos en el que se custodiarán de manera ordenada aquellos protocolos y libros registros de operaciones mercantiles y libros indicadores, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años. 2. Corresponde a cada Colegio Notarial la adopción de las medidas precisas para conservar en perfecto estado de guarda y conservación los protocolos y libros de su territorio notarial, debiendo comunicar al Consejo General del Notariado para su remisión a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública su localización y medidas adoptadas para su custodia y conservación. La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública podrá autorizar la destrucción completa por anualidades de los tomos de protocolos especiales de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años. En caso de autorizarse la destrucción completa, la Dirección General podrá dar instrucciones especiales sobre cómo se efectuará la citada destrucción, así como sobre la conservación de algunas de las actas de protesto de los tomos a destruir, a efecto de preservar una muestra representativa de esta actividad. 3. Los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza a los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio. Corresponde al Consejo General del Notariado la adopción de las medidas técnicas para garantizar la indemnidad de dicho soporte, así como su traslación o volcado a un nuevo tipo y acceso al mismo por quienes tengan derecho. Del mismo modo tales medidas deberán permitir la práctica de notas en aquéllos, conforme a la legislación notarial que resulte vigente. El coste por la entrega del protocolo y demás libros y documentación oficial, cualquiera que sea su naturaleza en soporte papel o electrónico, como consecuencia de la amortización de una notaría efectuada por una demarcación será soportado por el notario titular de la notaría amortizada.
Artículo 38
1. En los casos de vacancia de una Notaría, y de inhabilitación o incapacidad de un notario, quien con arreglo al artículo 6 de esta ley deba encargarse de la Notaría recibirá bajo inventario el protocolo, libro registro de operaciones, y demás documentación oficial para su entrega con igual formalidad al mismo notario, si se habilitase, o en otro caso a su sucesor en el oficio. 2. En los supuestos indicados, se entregará al notario para su custodia el Protocolo y, el Libro Registro de operaciones mercantiles, cualquiera que sea su naturaleza en soporte papel o electrónica, correspondiendo a los Colegios Notariales velar por la correcta entrega de estos. El Delegado o Subdelegado de las Juntas en el distrito correspondiente hará constar tal circunstancia en el Protocolo, y en el Libro Registro de operaciones, cualquiera que sea su naturaleza en soporte papel o electrónica, expresando la causa por la que queda vacante y los instrumentos públicos autorizados o intervenidos obrantes en aquélla. En el protocolo electrónico solo podrán practicarse las diligencias previstas en el artículo 17 de esta ley.
Artículo 39
En el caso de inutilizarse el todo o parte de un protocolo, el Notario dará cuenta al Juez y al Promotor fiscal del partido, y éstos respectivamente al Regente y Fiscal de la Audiencia, para que instruido con citación de partes el oportuno expediente, cotejados los índices y libros, y examinados los Registros de Hipotecas, se repongan en la parte posible los protocolos y los libros.
Artículo 40
Los Jueces de primera instancia visitarán cuando lo estimen conveniente las Notarías comprendidas en su partido. El Gobierno y el Regente de la Audiencia podrán decretar visitas extraordinarias, para las que sólo nombrarán Magistrados, Jueces o individuos del Ministerio Fiscal.