Técnica de análisis de gestión Coste-Volumen-Beneficio

Flexibilidad del departamento de finanzas de la pyme

¿Te quedas tranquilo sólo con cumplir los trámites ante la Administración Pública? ¿Y si...?

Imagina que, con posterioridad a un trámite que has realizado, recibes una carta con una modificación que supone un impacto en la situación económica o financiera de tu PYME. Aquí van 5 ejemplos. Si tu PYME:

1. Cuenta con varias concesiones para explotar cafeterías en facultades universitarias.
   Por cambio de criterio, tras tu solicitud de renovación, ¿y si no pudieras renovar alguna de ellas?

2. Acude a concursos para ofertar “kite surf” a los bañistas de varias playas de la costa.
   Por cambio de la regulación de espacios naturales, tras el pliego, ¿y si se reduce el período en el verano o la ubicación en el acceso de los usuarios?

3. Gestiona diferentes contratas municipales.
   Por decisión del Ayuntamiento, con posterioridad a la adjudicación, ¿y si crea una oficina de inspección del cumplimiento económico de los contratos?

4. Registra en los libros contables créditos fiscales por pérdidas pasadas.
   Por cambio en la política fiscal, tras tu declaración, ¿y si se reducen los beneficios fiscales que esperas cobrar?

5. Produce alimentos que exportas.
   Por cambio en la política comercial, tras tu acuerdo con los importadores, ¿y si los países de destino suben los aranceles a la importación?.

Seguro que en la prensa encuentras anuncios de posibles cambios en otras condiciones regulatorias que también pueden afectar a las finanzas de tu PYME. En estos casos la flexibilidad legal que te da el gestor administrativo no es suficiente y necesita también de flexibilidad en tu departamento de finanzas para dar la mejor respuesta.

Herramientas para dar respuesta a trámites con la Administración Pública

¿Y si el trámite que realizas compromete la viabilidad de tu PYME?

Como vemos hoy, el marco regulatorio no escapa a las características que definen al entorno económico en el que opera la PYME.

Es inestable, con alta velocidad y volumen de cambios, es decir, incierto.

Además, como en los ejemplos que hemos señalado, la viabilidad de tu PYME está muchas veces expuesta a las decisiones de la Administración Pública.

La conclusión en este caso es que realizar correctamente las gestiones administrativas para los permisos, derechos y contratos:

1. Te permite estar tranquilo para evitar sanciones.

2. Pero no te permite estar tranquilo sobre el éxito en la gestión y sobre la salud financiera de tu PYME.

Tu departamento de Finanzas necesita flexibilidad, en línea con la flexibilidad legal que te aporta tu gestor o asesor. Tu departamento de Finanzas necesita también disponer de recursos y herramientas para reaccionar. Así evitarás sanciones y también podrás calcular riesgos e implicaciones de la estrategia a seguir por tu PYME.

Si  te compensa pagar por el trámite sin sanción, ¿pagarías también por más agilidad y ahorro para anticipar cómo este trámite compromete la viabilidad de tu PYME?

Hoy, tu departamento de finanzas:

• ¿Es capaz de anticipar?

• ¿Cuánto tiempo necesita?

• ¿A qué coste?

• ¿Con qué calidad?

Si te resulta interesante te invitamos a que sigas leyendo.

Herramientas y procesos de gestión financiera

Soluciones posibles al problema ¿y si...? y cómo conseguirlas

Siguiendo con los ejemplos anteriores, mostramos aquí una tabla con sugerencias para:

• Dotar de más flexibilidad al Dpto. Finanzas de tu PYME.

• Aumentar la contribución de Finanzas a los objetivos de negocio de tu PYME.

La forma de acceder a estas posibles soluciones es diversa. Así, podríamos barajar:

• Contratación de nuevo personal.

• Asignación o promoción de personal interno.

• Selección de consultores externos.

• Outsourcing o externalización de funciones a proveedor.

• Acceso a ejecutivos interinos por diversas vías.

Cada una tiene sus ventajas e inconvenientes, cada una implica más o menos flexibilidad y ahorro. Según que el problema sea más o menos crítico, complejo, urgente, así como dependiendo de la disponibilidad de recursos tendrá más sentido decantarse por una u otra.

La PYME tiene hoy la necesidad de disponer de algunas de las funciones al alcance de una Dirección Financiera Corporativa más habituales en la gran empresa. Estas empresas cuentan con controllers, managers, sistemas de información y de control que aseguran la existencia de racionalidad económica suficiente en las decisiones y la gestión.

1. No sólo para reportar cifras financieras más fiables, más rápido y más detalladas.

2. Sino también para buscar las relaciones causa-efecto de estas cifras financieras con los indicadores y métricas clave de la actividad.

Con lo anterior, la gerencia podrá conocer mejor cómo funcionan las finanzas de la PYME, y así el Departamento de Finanzas podrá soportar y añadir valor a la estrategia.

Técnica de análisis Coste-Volumen-Beneficio

Te ofrecemos una aplicación práctica de una de las técnicas sugeridas. Si no la conocías, y te decides a ponerla en práctica, te será útil como herramienta de gestión.

¿Por qué esta técnica?

• Es sencilla de entender.

• Es fácil y económica de aplicar.

• Promueve en toda la PYME comportamientos favorables al control, planeamiento y la gestión por resultados.

• Es multi-uso.

Aquí la aplicamos en el cálculo rápido de la viabilidad económica a corto plazo de ofertas. Pero también la puedes aplicar para la toma de decisiones en otras situaciones. Por ejemplo, como herramienta de apoyo en la elaboración del presupuesto de la PYME, o para la fijación de los precios de tus productos.

Planteamiento del caso de estudio

Una PYME alquila equipos “kite surf” como alternativa de ocio para los bañistas en las playas. En los meses previos al verano ha presentado ofertas a concursos de 3 municipios, donde espera obtener, en cualquiera de los casos, un 80% o más de rentabilidad sobre su inversión. Con posterioridad, la Comunidad Autónoma cambia la regulación sobre ocio en playas naturales. Esto provoca los siguientes cambios en la oferta presentada a un municipio:

1. En lugar de 2 meses, sólo podrá estar 1 mes ofertando su producto en la playa.

2. En lugar de en la misma playa, sólo podrá ubicarse antes del acceso a la misma.

Tras ser informado por su gestor administrativo, con la técnica CVB, la PYME desea calcular rápido:

• Si allí ya no cumpliría el criterio de rentabilidad, manteniendo las condiciones ofertadas.

• Qué podría modificar de su oferta inicial para seguir alcanzando el objetivo de rentabilidad.

Cuestiones previas antes de aplicar técnica CVB

Costes relevantes para la toma de decisiones

En la comparación de las ofertas a los 3 municipios sólo hay que considerar aquellos conceptos que se verían afectados por la decisión de ir a una u otra playa. Es posible que en cada concurso haya, por ejemplo, costes comunes para las 3 ofertas de negocio posibles, y que por tanto no se incluyen en el análisis CVB.

Otras hipótesis técnicas del análisis CVB

En todas las ofertas presentadas a los 3 concursos se asume que:

• El número de usuarios se ha determinado previamente de manera fiable.

• Los costes pueden descomponerse en fijos y variables.

• Los precios de venta, costes variables unitarios y costes fijos totales son constantes.

Es un análisis a corto plazo. No hay diferencias relevantes de eficiencia y productividad. Los costes e ingresos guardan relación lineal con el número de usuarios. Para simplificar se asume en este caso práctico que:

• Se oferta un único pack de ocio “kite surf” en las tres playas. La técnica CVB admite también cálculo multi-producto.

• El stock de equipos “kite surf” se alquilan a proveedores locales en las tres playas. La inversión vendrá sobre todo por la carpa en cada playa y equipo rescate.

Concepto de punto muerto

Aquel volumen de negocio donde BF = 0, es decir allí donde el margen de contribución total generado por el volumen de negocio (no usuarios X margen contribución unitario) iguala a los costes fijos (CF).

En número de usuarios

X=Costes fijos totales / (Precio venta - Coste variable unitario) *

*Margen contribución unitario

En % capacidad operativa

X=( Nº usuarios BF= 0 / Nº usuarios totales posibles)*100

Concepto de cifra de negocio para alcanzar un determinado beneficio

Aquel volumen de negocio donde

BF = MÍNIMO DESEADO.

En número de usuarios

X=(Costes fijos totales + 0,8 * Inversión)/(Precio venta - Coste variable unitario

En % capacidad operativa

X=(Nº usuarios BF(Mínimo deseado)/Nº usuarios totales posibles)*100

Concepto de margen de seguridad.

La diferencia entre el volumen de negocio para la demanda esperada y el del BF mínimo.

Ejemplo de aplicación de técnica de análisis CVB Ofertas iniciales e impacto de cambio regulatorio

A continuación, se muestran los resultados del cálculo rápido, con la técnica de CVB, para:

• Determinar los beneficios esperados en las ofertas iniciales.

• Ver si, tras el cambio regulatorio, la oferta para la playa 3, manteniendo las condiciones ofertadas, seguiría cumpliendo el criterio de rentabilidad mínimo.

Referencias:

(1) Incluye coste PYME 120 EUR/día + Extra proveedor local equipos “kite” 270 EUR/día
(2) Al reducirse 30 días, los costes fijos totales bajan (48%), haciendo bajar el Punto Muerto
(3) Al cambiar la ubicación, la inversión sube (14%), haciendo subir la cifra negocio para BF mín. necesitando mayor uso de capacidad para BF mín. (de un 59% a un 70%).
(4) En los ingresos, menos días y peor ubicación, suponen 1.950 usuarios menos de demanda esperada (54%).

Menor volumen hace que el nuevo margen de contribución total de la oferta 3 sea bajo para cubrir CF y BF mín. Por tanto, tras el cambio regulatorio en la playa de la oferta 3, ésta pasa de ser la mejor a la peor opción.

Como vemos, esta técnica permite relacionar volúmenes, costes y precios para controlar y planear beneficios y rentabilidades de la PYME de forma rápida y sencilla.

Ejemplo de aplicación de técnica de análisis CVB Análisis de sensibilidad

Adicionalmente, otra ventaja de esta técnica es que permite estudiar más rápido los efectos de posibles cambios en las variables anteriores sobre el beneficio y la rentabilidad, y así comparar políticas.

Esto lo convierte en una herramienta de gestión flexible para tomar decisiones en el corto plazo de la PYME.

Así, con el cambio regulatorio, vimos que la oferta que antes nos resultaba la más atractiva, ahora ya no lo es.

Si se desea continuar en el concurso con un volumen de usuarios y ventas ahora un 54% menor, aplicando un análisis de sensibilidad sobre la técnica de CVB, puedes calcular rápido los impactos de opciones diferentes en la estrategia de inversiones, costes y precios para la oferta en la playa 3.

 

Como se observa en la oferta nueva, la cifra de negocio para obtener BF mín. desciende un 30% (1.330 vs 1.903).

Quiere decir que esta redefinición de la estrategia de negocio resulta en que la PYME necesita 573 usuarios menos de demanda para iniciar beneficios y recuperar el 80% de la inversión. Así, para los usuarios esperados (1.650), el BF ahora sube más de 20 veces (9.083 vs 433). Sólo la mejora del margen de contribución unitario en 5 EUR/hra. (38-24,889) vs (37-28,889), sin cambiar nada más, contribuiría con el 90% de los BF extras de la PYME: Para los primeros 1.597 usuarios, la contribución extra sería 7.811 EUR (1.597 x (8+5) -12.950).

Comparamos aquí las dos ofertas de forma gráfica:

Otras consideraciones sobre la técnica CVB

Factores estratégicos “difícilmente medibles” en la técnica CVB. La técnica CVB considera únicamente los factores medibles monetariamente. Por ejemplo, la oferta nueva reduce la mano de obra y aumenta la inversión digital. El órgano administrativo evaluador de ofertas puede que sea favorable a la segunda y desfavorable a la primera medida. Por tanto, hay factores “difícilmente medibles” para la técnica CVB, (por ejemplo, estratégicos).

La técnica CVB también es factible para decidir sobre el control de la gestión PYME. El ejemplo aquí se plantea con un fin de planeamiento de ofertas no ejecutadas. También se puede realizar el análisis CVB para contrastar la ejecución real de las ofertas a partir de los datos de la contabilidad de gestión de la PYME. Así, creas un vínculo con otras soluciones sugeridas antes para tu Departamento de Finanzas (por ejemplo, reportes), reforzando más la flexibilidad en el control del éxito en la gestión de la PYME.

Resumen y recomendaciones

Con la técnica análisis CVB la PYME pudo dar respuesta rápida al gestor sobre si le interesa a la PYME responder en el sentido de continuar en el concurso de la playa natural o no, evitando, además:

1. Que se pasen los plazos de respuesta.

2. Que incurra en sanciones o costes extra con su gestor administrativo o despacho.

3. Que se comprometa con algo sin saber si es viable económicamente (interesa).

Además, la PYME dispone de una herramienta de gestión flexible, sencilla, poco costosa y multi-uso que le permite tomar decisiones tanto al planificar como al controlar su negocio, lo que aumenta sus posibilidades de éxito.

Una consultoría esepcializada de este tipo aportaría a tu PYME ventajas extra:

• Poner a tu alcance recursos y herramientas de una dirección financiera corporativa.

• Utilizar prácticas habituales en empresas grandes.

• Asesoramiento financiero profesional que te permiten prever y adaptarte mejor a cambios futuros con ahorro y flexibilidad.