Innovación tecnológica en los despachos profesionales

La innovación tecnológica en los despachos profesionales es una de las mayores oportunidades que tiene este sector para crecer pero, sin embargo, encuentra una gran resistencia. El principal problema es que se trata de un sector muy tradicional y completamente atomizado.

Esto dificulta la aparición de innovaciones a gran escala, con la creencia de que harán falta grandes inversiones que un pequeño despacho no podrá asumir. De hecho, la innovación tecnológica ha llegado antes a la Administración que a muchos despachos, obligándoles a actualizarse para sobrevivir.

Para Silvia de Lama, directora de marketing de GyL Asesores, uno de los principales despachos tecnológicamente más modernos,  apostar por la innovación en un sector tan tradicional es realmente complicado. El primer obstáculo que se suelen encontrar las asesorías y despachos es la mentalidad de los propios trabajadores. Acostumbrados a mecanizar sus facturas, a realizar las tareas diarias y procesos internos de una forma más convencional.

Romper con esa forma de trabajar, comenzar a establecer automatismos, nuevos procesos y concienciar al trabajador de que ese es el camino hacia el éxito y la permanencia en el sector, es el primer paso hacia la aceptación de la innovación y las nuevas tecnologías.

El peligro del riesgo reputacional

Una de las claves de esta dificultad tiene que ver con el riesgo reputacional. La mayor parte de los despachos tienen asociados el nombre del fundador de la marca y lo que se vende es experiencia y profesionalidad. La innovación se convierte en una decisión de riesgo que hay que valorar profundamente antes de asumir.

Al ser un sector con clientes tradicionales, generalmente también otras pymes y micropymes, se ve al despacho como un confidente y un aliado con el que seguir con el trabajo habitual. Sin embargo, todo lo relacionado con novedades se percibe como un riesgo y puede producir desconfianza.

Esto no quiere decir que los profesionales de los despachos no piensen que la innovación tecnológica es la mejor forma de hacer las cosas, sino que es muy difícil salir de la rutina. Si, además, se tiene una buena base de clientes, simplemente no se ve necesario.

 

Por ello es tan importante contar con un liderazgo que imponga esta nueva visión y ayude al despacho a adaptarse. Para Silvia de Lama, fue Vicente Gómez Montanari, director de GyL Asesores, el que hizo posible la transformación de su despacho. Sin su liderazgo, investigando y aportando las últimas soluciones tecnológicas, los empleados no habrían podido llevar a cabo la adaptación a un nuevo modelo de despacho digital.

Los despachos low cost como desencadenantes

La llegada de nuevos despachos digitales low cost está detrás de la necesidad de adaptación a la innovación tecnológica que están teniendo muchos despachos profesionales. A día de hoy es mucho más complicado sobrevivir sin ofrecer valor añadido o diferencial. No hay que olvidar que realizar procedimientos digitales es mucho más rápido y efectivo que los antiguos procedimientos analógicos.

Igualmente, la infraestructura necesaria se ha reducido. Ya solo hace falta conexión a internet, un dispositivo móvil, un ordenador y un software especializado. Ni siquiera es necesario tener una oficina física, aunque tener oficina pueda suponer también parte de ese valor añadido.

Las tecnologías de cloud computing o de computación en la nube permiten trabajar desde cualquier lugar. Esto también hace que se reduzca el espacio físico necesario al no tener que disponer de un archivo de estas características pudiendo gestionar la documentación digital gracias a programas informáticos.

A continuación, desarrollamos los pasos para innovar en un despacho profesional y las últimas tendencias al respecto.

Pasos para innovar en un despacho profesional

A través de los siguientes 5 pasos podremos analizar en qué situación estamos y cómo ir aplicando la innovación tecnológica.

1. Identificar los aspectos mejorables u oportunidades disponibles para nuestro despacho profesional a través de la innovación tecnológica.

2. Explorar y comparar las diferentes posibilidades para mejorar y adaptar nuestro despacho.

3. Elegir las mejores opciones para lograr estos cambios según los recursos disponibles.

4. Realizar los cambios de forma progresiva.

5. Revisar e ir adaptando cada cambio en el tiempo para asegurarnos de su utilidad y mantenernos al día.

Nuevas tendencias de innovación tecnológica

Orientación al cliente

Según Expansión, el 46% de los nuevos clientes buscan un despacho profesional a través de Internet. En un momento en el que todo está hiperconectado y hay una gran atomización de despachos profesionales poder llegar a ellos en el momento de la búsqueda es clave para aumentar la cuota de mercado.

Se necesita que los profesionales vayan a buscar a sus clientes a través de una estrategia SEO, por medio de las redes sociales, con publicidad online, etc… Igualmente, es importante que los servicios que ofrezcan sean buenos y cumplan con las expectativas, mejorando su reputación online.

Para ello hay que sacudirse esa imagen de sector anquilosado y oscuro y crear nuevas formas de comunicación más cercanas y personalizadas. Hay que salir de la zona de confort y comenzar a aplicar estrategias de marketing si queremos darnos a conocer y favorecer el crecimiento del despacho.

Herramientas de gestión documental

Cada vez hay más software y servicios online de gestión documental. Implementar en una asesoría, gestoría o despacho profesional este tipo de herramientas es la mejor manera de rentabilizar y optimizar el tiempo que los empleados dedican a cada tarea, reduciéndose significativamente.

Al reducir el tiempo, se reduce también el coste de los servicios, lo que puede generar un mayor margen de beneficios para hacer frente a los costes de la innovación o permite bajar los precios, consiguiendo una mayor competitividad.

Pocas cosas hay en el sector de asesorías, gestorías y despachos de abogados más importantes que la gestión de la documentación. Sin embargo, la gestión documental es un trabajo que requiere tiempo de organización, siendo bastante tedioso. Gracias a estas herramientas online, se consigue un sistema completamente digitalizado y sencillo con el que poder mejorar el servicio que da el despacho, reduciendo los errores y teniendo toda la información necesaria a un clic cada vez.

De hecho, cada vez hay más herramientas inteligentes que son capaces de crear documentación personalizada a través de las bases de dato del conocimiento. Con la mejora de la Inteligencia Artificial y su combinación con el big data, estos softwares continuarán transformándose ofreciendo cada vez una mejor experiencia de usuario.

De esta manera, los profesionales podrán centrarse en esas tareas que generan valor añadido y marcan la diferencia, dejando para el software las más pesadas o repetitivas.

Los emails y evidencias digitales

Hablando de innovación tecnológica en despachos profesionales tenemos que hablar de la certificación de emails y páginas webs en momentos concretos. Cada vez parece más imprescindible poder utilizar herramientas para certificar evidencias digitales.

Para ello, esta herramienta funciona como un tercero que acredita la veracidad de la misma y puede ser fundamental para los juicios del siglo XXI.

Gracias a este método se puede certificar que a una hora determinada en un día determinado había un contenido concreto como un correo electrónico, una publicación de social media o un mensaje de WhatsApp, entre otros. Al intervenir una entidad de confianza, se podría utilizar como prueba.

Por ejemplo, permitirá probar que hemos enviado un email de reclamación a una empresa en un momento dado. De hecho, según el Tribunal Supremo, un email certificado es una forma de comunicación efectiva para reclamar una cantidad adecuada por un procurador a su cliente según el recurso 855/2010.

Por ello, los despachos que se unan a esta tendencia tendrán una manera rápida y fiable de hacer sus reclamaciones, optimizando el funcionamiento de sus procesos.

La firma electrónica

El desarrollo de la tecnología blockchain ha conllevado una mayor seguridad a la hora de sentar las bases de la firma electrónica. Desde el año pasado, cada vez se firman menos en los despachos profesionales y cada vez se hace más con firma electrónica o certificado digital. Tanto los despachos profesionales como la Administración Pública se están poniendo las pilas para que esta tendencia esté generalizada lo antes posible.

Su combinación con blockchain, que aún tiene que terminar de desarrollarse, la hace imposible de falsificar y genera aún más beneficios a la comodidad que supone realizar todos los trámites y documentos necesarios de forma online, desde un único ordenador y sin necesidad de ir a diferentes administraciones.

Se trata de una tendencia especialmente útil para asesorías que, por ejemplo, pueden ver cómo constituir una SL al convertirse en Punto PAE sin tener que acudir a los diferentes Registros, AEAT o la Seguridad Social, sino desde su sede.

Firmar documentación con herramientas de firma electrónica agiliza la gestión interna y hace que los despachos ganen tiempo. Igualmente, es más responsable con el medio ambiente al reducir el consumo de cantidades ingentes de papel y, por supuesto, a nivel de compliance hace mucho más sencillo respetar la completa legislación de protección de datos.

El salto al online

El verdadero gran reto de los despachos profesionales es transformarse en despachos con un servicio 100% online. Esto no quiere decir que renuncien a la atención física, sino que de forma adicional tienen que ofrecer la posibilidad de hacerlo todo a través de internet.

Ya sabemos que más del 40% de las búsquedas de abogados se hacen a través de la web, por lo que es necesaria una estrategia de posicionamiento orgánico o de pago o de ambos. También se deben ofrecer todos los servicios, incluyendo la contratación, el control, el pago o el seguimiento de cada trámite o proceso legal de manera online.

Los despachos tienen dos caminos diferentes para lograr esta presencia digital. El más habitual es el del abogado reputado o la asesoría de éxito que aprovecha su buena situación para empezar en lo online, como puede ser el caso de GyL Asesores. De esta manera, se comienza a generar también negocio a través de la red.

La otra tendencia, más habitual entre los nuevos despachos, asesorías y gestorías es comenzar directamente en internet. Estos despachos han optado por ofrecer asesoramiento de forma automática y online, si bien pierden las posibilidades que ofrece una sede física.

De cualquier manera, la innovación tecnológica en los despachos pasa por ser fáciles de localizar en Internet y contar con una buena reputación online. Para conseguir esta última, los despachos profesionales se están apoyando principalmente en los contenidos propios o en otras plataformas como Papelea, pero también se necesita ser activos en las redes sociales y estar alerta para conseguir nuevos contactos.

 Crowdfunding legal para causas justas

Por último, tenemos que mencionar una tendencia muy extendida en Estados Unidos y que comienza a ser conocida en España. Se trata del uso de plataformas de crowdfunding online para que a una persona que tenga problemas para hacerse cargo de su reclamación legal, encuentre la financiación que necesita a través de las aportaciones de otros particulares y empresas.

Comienzan a aparecer plataformas centradas únicamente en crowdfunding legal, aunque estos casos también se pueden encontrar en plataformas generalistas. Se trata de una manera de democratizar la justicia y asociarse con alguna de estas plataformas puede ser muy beneficioso para los despachos de abogados, no solo a nivel de generación de negocio sino también a nivel reputacional, otra de las claves de conseguir mayor éxito en el online.

La Fundación Internacional Baltasar Garzón y el Ilustre Colegio de Abogados de Sabadell ya se han adelantado a una iniciativa de este tipo para lograr que causas justas con impacto en la comunidad o la sociedad puedan llegar a los tribunales de Justicia. Sin embargo, aún quedan multitud de casos en los que participar a través de una plataforma de crowdfunding o realizar el servicio a la misma puede ser muy beneficioso para el despacho.