Guía sobre la obligatoriedad de registrar la jornada de trabajo de todos los empleados

Antecedentes

En casos particulares esta obligación no es una novedad.

Por ejemplo, el art. 12.4 c) ET (Real Decreto Legislativo 2/2015 de 23 de octubre) ya obliga al registro día a día de las horas ordinarias y complementarias de jornada “para los contratados a tiempo parcial”, presumiendo que es a tiempo completo en caso contrario.

También, el art. 35.5 ET ya obliga al registro día a día de horas para los empleados “a efectos del cómputo de horas extraordinarias”, interpretación restrictiva que fue confirmada por Sentencia Tribunal Supremo en 2017.

No obstante, el TS admitía que “convendría una reforma legislativa que clarificara la obligación de llevar un registro horario y facilitara al trabajador la prueba de la realización de horas extraordinarias”.

El citado Real Decreto-ley que ahora entra en vigor ha tratado de responder a ello.

Libertad para elegir el sistema de registro de jornada

El nuevo ap. 9 del art. 34 del ET dice, al final de su párrafo primero:

“…sin perjuicio de la flexibilidad horaria…” y en su párrafo segundo:

“Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.”

Toda la casuística que se da en los horarios y formas de trabajo actuales de todos los trabajadores de empresas en España no puede regularse en una única ley.
El legislador (el Gobierno en este caso) ha preferido entonces que cada empresa valore las distintas opciones de registro diario de la jornada de trabajo.
Así, el art. 34 ET no impone un sistema específico de control diario de la jornada al que queda sometida toda clase de prestación de servicios laborales.

Dificultad previsible de su puesta en práctica

A juicio de los expertos, esta falta de concreción es una de las causas que pueden llevar a una difícil aplicación práctica de la nueva norma.

Hay que recordar que el art. 34.5 ET establece que:

“El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.”

Por tanto, el tiempo entre la entrada y salida del centro de trabajo no es tiempo efectivo de trabajo. Tampoco el tiempo en instalaciones accesorias, durante el descanso “del bocadillo” u otras pausas a descontar previstas o no en la normativa (café, fumar, etc.).
¿Aceptarían los no fumadores salir más tarde porque se les aplique un tiempo extra para compensar los cigarrillos de los que sí fuman? ¿Se puede obligar a parar a quien no quiere hacer descansos?

Cuando la prestación laboral se realiza fuera de un centro de trabajo o la distribución de jornada es variable, la situación se complica. Para un comerciante, ¿el inicio es en la primera visita? Para un teletrabajador ¿cómo se contabilizarán las interrupciones?

Que el registro distinga entre el tiempo efectivo de trabajo y aquel que no lo es puede resultar determinante ante una eventual inspección.

Se sabe que la geolocalización para saber en todo momento la ubicación del empleado plantea dudas sobre su legalidad, y que muchos otros sistemas que registran todas las veces que un empleado “se levanta” de su puesto son claramente improductivos.

Como último ejemplo, las autodeclaraciones a través de aplicaciones o formularios abren la puerta a manipulaciones de horas y necesitan la confirmación de contraparte.

En conclusión, a juicio de los expertos,
a) Por un lado, esta medida si puede ayudar a evitar abusos en la duración y retribución de la jornada (y la merma en las cotizaciones sociales) a trabajadores de algunas empresas en sectores como el comercio y la hostelería.
b) Pero también puede crear en otras “más tensiones y litigios que soluciones”.
c) Ellos apuntan un periodo de transición difícil hasta saber más sobre los criterios prácticos a aplicar por la Inspección de Trabajo o los acuerdos de empresa a alcanzar para atender sus peculiaridades y a la vez cumplir con la obligación.

No cumplir con la obligación de registrar la jornada de trabajo de los empleados

Será una infracción grave en materia de relaciones laborales.

El art. 7.5 LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social - Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de agosto) ahora dice así:

“La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.”

El art. 40.1 b) LISOS establece la cuantía de la sanción para esta infracción grave y que va en su grado mínimo desde 626 a 1.250 euros, en su grado medio desde 1.251 a 3.125 euros y en su grado máximo desde 3.126 a 6.250 euros.

Requisitos que se recomienda contemplar en el sistema de registro de jornada

Los abogados recomiendan que las empresas elijan el sistema que mejor se adapte a su sistema de producción y prestación de servicio, pero que siempre debe cumplir:

Ser un registro diario.
Concretar la hora de inicio y finalización de cada trabajador.
Asegurar la fiabilidad e invariabilidad de los datos registrados.
Ser inspeccionables.
Conservar cuatro años los registros diarios de jornada de cada trabajador.
Estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
No serán suficientes ni válidos la exhibición del horario general de aplicación a la empresa o cuadrantes de previsión de horarios para cada empleado.

Permanece en vigor la obligación de documentar, de forma individualizada por trabajador, las horas extras que se presten, junto con la compensación de las mismas con descanso –dentro de los cuatro meses siguientes a su realización–, o en su caso su retribución para acreditar que las mismas no exceden del límite de 80 horas/año.

La instrucción 1/2017 de la Inspección de Trabajo puede ser una referencia.

Las actuaciones de la Inspección de Trabajo en el control de esta obligación empresarial para contratos a tiempo parcial se centran en dos aspectos:

Que en los contratos de trabajo conste la distribución horaria de la jornada pactada con el trabajador, a fin de comprobar que las horas efectivas de trabajo coinciden con las contratadas y cotizadas.
Que se lleve a cabo el registro diario de las horas de trabajo, con totalización mensual, que se ha de entregar al trabajador, diferenciando las horas ordinarias de las complementarias y extraordinarias.

Contexto de la nueva obligación

- Durante 2018, un 35 por ciento del total de las denuncias por incumplimientos empresariales en materia de relaciones laborales recibidas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social se referían al tiempo de trabajo.
- En el cuarto trimestre de 2018, más del 50 por ciento de los asalariados declararon tener jornadas semanales superiores a las 40 horas (más del 8% superior a 48 horas).
- La duración de la jornada está fuertemente influenciada por el tipo de trabajador (asalariado, autónomo), el tipo de contrato (a tiempo completo, a tiempo parcial), el sector de actividad económica (construcción, comercio, hostelería, transporte, administración pública, educación), la estabilidad en el empleo (contrato temporal, contrato indefinido).
- Un gran volumen de trabajadores a tiempo parcial indica que la jornada de trabajo efectiva no se corresponde con la declarada.
- La realización de horas extraordinarias se incrementó en 2018.
- Como media, cada semana de 2018 se realizaron 6,4 millones de horas extraordinarias en España.
- Un 48 por ciento de las personas trabajadoras que declaran realizar horas extraordinarias también manifiestan que no les son abonadas ni, por tanto, se cotiza por ellas a la Seguridad Social.
- En el cuarto trimestre de 2018, más de un 26% de las horas extraordinarias no pagadas se realizaron en comercio (15,2% del total) y hostelería (10,9% del total), sectores caracterizados por bajos salarios y precariedad laboral.
- Sobre el total de 3,3 millones de empresas en España en 2018, 1,3 millones de empresas tienen hasta 10 asalariados.