Guía para crear una asociación en 10 pasos
Pablo Herrera
1. Definir los miembros
El primer paso para crear una asociación es definir los miembros que van a formar parte de ella. Esto no quiere decir que posteriormente no puedan unirse más miembros, pero para que una asociación funcione es necesario que haya al menos tres personas, que pueden ser físicas o jurídicas, que quieran ponerla en marcha.
Si hay que señalar que de estos tres socios fundadores si uno de ellos es una persona jurídica debe ser representada por una persona física que forme parte de la entidad. Esta persona será la representante legal de la persona jurídica en la asociación, ejerciendo las funciones que correspondan.
Por último, estos tres –como mínimo, pudiendo ser muchos más- miembros fundadores tienen que estar de acuerdo en la misión y el ámbito de actuación de la nueva asociación.
2. Seleccionar una denominación social
El siguiente paso es seleccionar una denominación social, es decir el nombre que tendrá nuestra asociación. En este caso, lo habitual es que se busque un nombre descriptivo y que sea muy claro sobre el ámbito de actuación de la entidad, aunque realmente podemos ponerle el nombre que elijamos, con algunas excepciones según la comunidad autónoma.
La única norma común es que debe ser un nombre que no sea utilizado por ninguna otra asociación del mismo tipo o ámbito geográfico. El Ministerio de Interior pone a nuestra disposición un buscador de denominaciones sociales de asociaciones para que podamos comprobar que el nombre elegido esté libre.
Por último, es recomendable elegir también un nombre que disponga de un dominio libre en internet, ya que de lo contrario no podremos utilizarlo para la página web de nuestra asociación.
3. Establecer el área de actividad y objeto social
Este tercer paso es el más importante porque es la base de lo que hará nuestra asociación en el futuro.
Hay que dejar claro lo que se hará, qué colectivos o segmentos sociales serán a los que se apoye, así como las maneras concretas en las que se prevé realizar esta ayuda. Por supuesto, el objeto social por el que se constituye la asociación deben estar dentro de la legalidad vigente, es decir, no se podrá crear una asociación por una actividad que sea ilegal o que constituya un delito.
Igualmente, importante es establecer el ámbito de actuación de la asociación, pudiendo ser local, comunitario o nacional. Hay que tener en cuenta que dependiendo del ámbito será necesaria la inscripción de la asociación en uno u otro tipo de registro.
4. Escribir los estatutos de la asociación
El punto más pesado para crear una asociación es la escritura de los estatutos de la misma. Se trata de la normativa que va a regir su funcionamiento desde su fundación y donde aparecerán los objetivos y el modelo de organización que tendrá.
Al contener las reglas fundamentales del funcionamiento de la entidad es importantísimo ya que sus normas son, además, vinculantes para todos los socios. Aunque el contenido de los estatutos puede ser creado por los socios, hay unos mínimos obligatorios que se encuentran regulados por el Artículo 7 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación.
Las disposiciones que introduzcan de forma voluntaria los socios de la asociación no pueden contravenir dicha ley orgánica, por lo que se recomienda consultar con un abogado o profesional en derecho para revisar o elaborar directamente los estatutos y asegurarse de su legalidad, especialmente si se introducen muchas normas u otros elementos propios.
Estos son los puntos mínimos que la legislación establece que deben tener unos estatutos:
Nombre
Como ya hemos comentado, se recomienda que el nombre tenga relación con los fines de la asociación o, al menos, con el principal. En casos en los que se les da un nombre de una persona importante para el colectivo u objeto social, puede ir precedido por el tipo/función de la asociación.
Lo más importante es que el nombre sirva para identificarla y diferenciarla de otras asociaciones diferentes o similares.
Fines y actividades de la asociación
Los fines y las actividades que se vayan a realizar en la asociación deberán estar enumerados de manera pormenorizada.
Si hay alguno que sepamos si lo vamos a poder hacer, siempre es mejor incluirlo que dejarlo fuera o escribir las actividades de forma amplia más que de manera muy específica para que los pequeños cambios que se puedan producir entren dentro de la descripción estatuaria.
Duración de la asociación
Aunque normalmente las asociaciones se constituyen por un tiempo indefinido, existen ocasiones en las que se crean con una duración determinada ya que su objeto es un evento o una fiesta de carácter temporal.
Sea como sea, tendremos que especificarlo en los estatutos de la asociación.
Domicilio social
Puede que al comienzo no tengamos una sede y lo hagamos en el domicilio de una persona o en un lugar publicado habilitado para ello (los Ayuntamientos suelen dejar diferentes locales municipales como sedes para nuevas organizaciones de este tipo).
En caso de que se trate de un lugar público o dependiente de una administración necesitaremos presentar junto a los estatutos un certificado de autorización por dicha administración.
Si, por el contrario, es un domicilio con carácter temporal, también tendrá que estar especificado en la documentación.
Ámbito territorial
Igualmente, importante señalar el ámbito de actuación de la asociación en los estatutos. Hay que tener en cuenta que solo podremos actuar en el ámbito que señalemos por lo que un truco muy utilizado es escribir que las funciones se desarrollarán “principalmente” en un territorio pero que no se excluye la posibilidad de actuar de forma ocasional fuera de él.
Dependiendo del ámbito nos tocará ir a un registro autonómico o al registro nacional si es de carácter nacional o internacional.
Requisitos para la constitución válida de la asamblea general, sus atribuciones y competencias
A partir de ahora comienzan las partes más técnicas y complejas. Para hacer bien este apartado se recomienda contar con asesoramiento profesional o usar algún modelo de otra asociación.
En este apartado se incluyen todas las reglas de la asamblea general que es la reunión donde se toman las decisiones en una asociación, así como las formas de adoptar acuerdos o los porcentajes mínimos de personas asociadas que se necesita para convocar una asamblea general extraordinaria.
Requisitos y procedimiento para la elección y sustitución de cargos
Como el anterior, es la base del funcionamiento de la asociación. De manera obligatoria toda asociación debe contar con presidencia, secretaria y tesorería pudiendo tener también vocales, vicepresidentes, etc… También se puede elegir por un órgano colegiado.
Sea como sea, todos los cargos de la asociación deben estar descritos en los estatutos, explicando cuáles son sus competencias y funciones, cómo se le nombrará, cómo se le podrá cesar o qué duración tendrá cada cargo.
Requisitos de admisión, baja y expulsión de las personas socias
Igualmente, hay que señalar si hay algún tipo de requisito de admisión para formar parte de la asociación o está abierta a cualquier persona.
De la misma manera habrá que señalar cuál es el procedimiento para darse de baja de la asociación y qué motivos pueden hacer que la dirección o la organización en su conjunto decida expulsar a uno de sus miembros.
Derechos y obligaciones de las personas asociadas
Ser miembro de una asociación da derecho a una serie de derechos y obligaciones como el pago de cuotas que deberá estar explicado en los estatutos.
También las consecuencias que tenga no cumplir con las obligaciones, ya sean multas, expulsión u otras sanciones diferentes.
Régimen de administración, contabilidad y documentación
Otro apartado muy técnico pero fundamental para cualquier administración ya que explica el funcionamiento de las cuentas y la administración de la asociación. No podemos olvidar incluir la fecha de cierre del ejercicio asociativo.
Régimen sancionador
En el régimen sancionador se volverá a explicar las sanciones que se pueden poner en caso de no cumplir con las obligaciones de ser asociado. Hay que tener en cuenta que cuando una persona se asocia a una asociación, el contenido de sus estatutos es vinculante.
Patrimonio inicial
En este apartado se detallará todos los recursos de los que dispone la asociación en un principio, ya sea dinero como patrimonio mueble o inmueble.
Procedimiento de modificación de los Estatutos
Los Estatutos rigen la asociación, pero no son inamovibles. En el mismo documento debe aparecer la manera de realizar cambios y modificaciones, el número de votos y de mayoría necesaria en la asamblea para hacer estas variaciones, etc…
Causas de disolución y destino del patrimonio
Aunque se elija que la asociación tiene una duración indefinida, hay que señalar las posibles causas de disolución de las mismas. Igualmente, habrá que señalar a dónde irá el patrimonio de la entidad. En este sentido, hay que señalar que, al ser una organización sin ánimo de lucro, el patrimonio nunca podrá ir destinado al lucro privado de una persona física o jurídica.
5. Celebrar la constitución formal de la asociación
Una vez que los estatutos estén terminados pasamos al siguiente paso: la constitución formal de la asociación para conseguir el acta de constitución.
Para ello se realiza la primera asamblea general de la asociación donde acudirán los socios fundadores y acordarán la creación de la misma, la aprobación de los estatutos y se elegirán los distintos cargos y órganos de gobierno que aparezcan en los mismos.
Todo lo que se acuerde debe aparecer en dicha acta de constitución, a la que se anexarán los estatutos cuando se realice la solicitud de inscripción posteriormente. Esta acta es un documento fundamental de la asociación y si se quiere se puede convertir en documento público en una notaría. De lo contrario, será privado, pero tendrá la misma validez.
Es bastante común crear un órgano de gobierno llamado junta directiva donde se toman decisiones sin necesidad de pasarlo todo por la asamblea. Sin embargo, hay que señalar que no es obligatorio que haya una junta directiva ya que sus funciones la pueden tener la asamblea directamente sin problema.
En cuanto a los cargos, puede haber tantos como se decidan en los estatutos, si bien hay un mínimo de tres que son obligatorios según los estatutos: presidencia, secretaría y tesorería.
A continuación, explicamos los cargos más comunes y funciones de los mismos.
Presidencia
Es un cargo obligatorio. Se encarga de dirigir y representar a la asociación en delegación de la asamblea general y/o de la junta directiva. Además, también es el encargado de convocar las asambleas y reuniones de la junta directiva, presidir y dirigir estas reuniones y supervisar actas documentos y certificadas de tesorería y secretaría.
Vicepresidencia
Este cargo es opcional, pero es bastante común, especialmente en las asociaciones más grandes. Básicamente sirve de ayuda a la presidencia y cuando ésta no puede estar tiene sus funciones.
También tendrá las funciones de la presidencia cuando esta quede vacante mientras la asamblea general nombra un nuevo presidente o presidenta.
Secretaría
La secretaría es otro de los puestos obligatorios, siendo la persona encargada de la documentación de la asociación, así como de que los libros de socios estén al día.
Entre sus funciones está realizar certificados o levantar, redactar y firmar las actas de las reuniones tanto de la asamblea como de la junta directiva en caso de que haya.
Tesorería
El último puesto obligatorio es el del responsable de tesorería, encargado de los recursos de la asociación.
Será la persona que haga el presupuesto, el balance, la liquidación de cuentas, lleve los libros contables, firme los recibos, etc… También será el que pague las facturas y será el responsable de la asociación a nivel fiscal.
Vocalía
Por último, otro puesto habitual pero no obligatorio es la vocalía. Los vocales son los encargados de hacer los proyectos de la asociación, ya sea por iniciativa propia o por encargo, así como los informes de evaluación.
Los vocales son los responsables de la gestión de la asociación y representan a la entidad ante socios, terceras personas y otras entidades estando obligados a presentar balances de gestión y propuestas a la asamblea.
Hay que señalar que todos estos cargos, aunque las asociaciones no tengan ánimo de lucro, pueden ser retribuidos por su trabajo si así lo establecen los estatutos.
6. Redactar el acta fundacional
Dentro de la primera asamblea general debe redactarse el acta fundacional por parte de la persona que se vaya a ocupar de las funciones de secretaría.
En esta acta deben estar todos los datos de las personas físicas o jurídicas que formen parte de la asociación y los cargos que tendrán en la asociación. Igualmente tendrán que aparecer otros datos como la denominación, el objeto y el domicilio social, así como los medios y recursos que se van a utilizar.
En caso de que los miembros aporten individualmente el patrimonio de la asociación también deberá estar reflejada.
En resumen, en el acta fundacional debe aparecer:
- Identificación de promotores
- Pactos y denominación de la misma
- Estatutos aprobados y confirmados
- Lugar y fecha del acta con firma de los asociados
- Nombramiento del órgano provisional de Gobierno de la asociación
7. Presentar la documentación de la asociación en el Registro
Llega el momento de presentar toda la documentación de la asociación en el Registro que corresponda. En caso de ser una asociación que trabaje en el ámbito geográfico autonómico o inferior será en el Registro de su comunidad autónoma, de lo contrario lo tendrá que hacer en el Registro Estatal.
Para presentar la solicitud, el representante de la asociación que figure en el acta de la constitución tendrá que constar sus datos de identificación (nombre, cargo, número de identificación fiscal, domicilio, número de teléfono y firma) y los datos de identificación de la asociación (denominación, domicilio, nombre de dominio o URL y en caso de ya tener el CIF, el CIF).
Igualmente, también habrá que rellenar un apartado llamado documentación y petición, donde se describen los documentos que van con la solicitud y la petición formulada, en este caso, inscripción de la asociación en el Registro.
La documentación a entregar junto a la solicitud firmada por el representante es la siguiente:
- Dos copias del Acta de Constitución firmadas por los socios fundadores.
- Si hubiera Junta Directiva, composición de la misma, así como las personas que tendrán los cargos obligatorios (presidencia, secretaría y tesorería)
- Copia del DNI de los fundadores
- Dos copias de los estatutos de la asociación con firmas originales en cada página de presidente y secretario
- Justificante de pago de las tasas correspondientes
Una vez establecidos el Acta Fundacional junto con los Estatutos y como pago previo al registro hay que identificar dónde corresponde la inscripción: si en Registro de Asociaciones Autonómico en el caso de que el ámbito de actuación de la entidad sea menor al territorio de una Comunidad Autónoma o el Registro Nacional de Asociaciones cuando sea mayor.
Tras entregar toda la documentación en el Registro correspondiente, el mismo tendrá tres meses para aceptar o prohibir la asociación. Si pasado el plazo no nos han respondido, no habrá problema, en este caso el silencio administrativo es estimatorio, es decir que la asociación tendrá permiso para empezar a funcionar.
8. Sellar los libros de la asociación
Una vez que nos hayan notificado que la asociación está inscripta o hayan pasado los tres meses, podemos pasar al penúltimo paso: sellar los libros de la asociación en el Registro para que tengan validez.
Estos tres libros están a la venta en estancos y librerías especializadas. También se puede optar por tenerlos informatizados, en cuyo caso habrá que imprimir y sellar los 100 primeros folios de cada uno. Estos folios deberán tener su paginación, el nombre de la asociación y el del libro.
Los tres libros son los siguientes:
Libro de socios
Es el libro donde se realiza la inscripción de las altas y bajas de las personas que forman parte de la asociación. Junto al nombre tendrá que aparecer su número de DNI, NIE o Pasaporte, su domicilio y su firma.
Libro de actas
Se trata del lugar donde se guardan las actas de las asambleas de la asociación y de otras reuniones como las del consejo de gobierno o en el caso de que haya alguna comisión con algún fin específico. Las redacta la persona encargada de secretaría y se unifican en este lugar. Cualquier reunión de la asociación debe tener un acta que refleje los acuerdos realizados.
Libro de cuentas
De este libro se encarga el responsable de la tesorería y es donde está reflejada toda la contabilidad de la asociación. Aparecerán todos los ingresos y gastos, así como el saldo anual resultante de cada ejercicio.
9. Solicitar el CIF de la asociación y otras obligaciones jurídicas
Una vez que la asociación está inscrita pasa a ser una persona jurídica. Como persona jurídica es necesario contar con un número de CIF (código de identificación fiscal), especialmente para cualquier trámite económico como abrir una cuenta bancaria o poder hacer facturas.
Este trámite se realiza en la Delegación de Hacienda más próxima y es bastante sencillo. Tendremos que presentar la siguiente documentación, que también nos servirá para comunicar a la Agencia Tributaria el inicio de nuestra actividad:
- Original y copias del acta de constitución
- Fotocopia del DNI del solicitante
- Original y copias de la resolución de inscripción en el Registro
- Fotocopia del CIF con el modelo 036, firmado y rellenado en mayúsculas
- Original y copias de los estatutos de la Asociación
Aquí no termina nuestros trámites con la Agencia Tributaria. También tendremos que enviar un escrito a la misma para solicitar la exención del IVA de las cuotas de los socios y las actividades relacionadas con el objeto social.
Por último, en la AEAT hay que solicitar el alta de la dirección electrónica de notificaciones, ya que es obligatorio para cualquier persona jurídica. En este caso habrá que solicitar el certificado digital en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Una vez lo tengamos, habrá que darlo de alta en Hacienda.
Por último, también tendremos que registrar los ficheros de la asociación en la Agencia Española de Protección de Datos. Por cada fichero incluido, nos proporcionarán un número de registro concreto.
10. Abrir una cuenta bancaria para la asociación
Por último, es muy recomendable que la asociación cuente con una cuenta bancaria a su nombre. De esta manera todos los movimientos económicos que se realicen figurarán al nombre de la asociación y no de los particulares. Al ser las asociaciones entidades sin ánimo de lucro, es importante separar la contabilidad de la de sus miembros.
Para abrir una cuenta a una asociación hay que llevar a la entidad bancaria que elijamos la siguiente documentación:
- Copia de los estatutos registrados. Se puede entregar en trámite con el sello de entrada en el Registro.
- Copia del CIF
- Acta de la asociación donde se apodere a dos cargos como mínimo del órgano de gobierno como titulares de la cuenta de la asociación. Habitualmente son los responsables de presidencia y tesorería, pero puede haber más si se así se acuerda.
¿Deben pagar las asociaciones impuesto de sociedades?
Las asociaciones deben pagar de forma general un 10% de sus ingresos en concepto de impuesto de sociedades. Aun así, hay dos casos muy habituales en los que ello no será necesario. Estos casos son:
Si los ingresos totales no superan los 50.000€ anuales.
Si los ingresos correspondientes a rentas no exentas no superan los 2.000€ mensuales.
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- Requisitos y procedimiento para la elección y sustitución de cargos
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- Régimen sancionador
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- Procedimiento de modificación de los Estatutos
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- Tesorería
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- Libro de socios
- Libro de actas
- Libro de cuentas
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- ¿Deben pagar las asociaciones impuesto de sociedades?