Subvenciones para el diseño e implantación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales

Son subvenciones para el diseño y la implantación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales o entes dependientes.

La finalidad de esta línea de subvención es dar apoyo a las entidades locales y a las universidades públicas de Cataluña que sean titulares de archivos para dotarse de los instrumentos metodológicos adecuados para el diseño y la implantación de sistemas de gestión documental corporativos. La gestión de documentos abarca integralmente el tratamiento y control de los documentos físicos y electrónicos gestionados por una entidad. Los principales instrumentos que se prevén son: el cuadro de clasificación funcional, el calendario de conservación y el cuadro de seguridad y acceso o proyectos de propuestas de acceso y evaluación documental.

Estas subvenciones son de tramitación telemática obligatoria y necesitará disponer de un certificado digital para poder hacer la solicitud. Es necesario navegar con Google Chrome o con Firefox.

Ofrecemos un servicio para ayudarle a cumplimentar y tramitar las solicitudes telemáticamente. Puede enviar un correo electrónico a osic@gencat.cat para acogerse a este servicio.

Plazo de solicitud: del 12 al 25 de abril de 2016

A quién va dirigido

A las entidades locales o a los entes que de ellas dependen, que sean titulares de archivos.

Organismo responsable

• Departament de Cultura
• Oficina de Suport a la Iniciativa Cultural
• Centre de Restauració de Béns Mobles de Catalunya

Normativa

• Subvenciones para el diseño e implantación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales

Documentación relacionada

• Memoria de proyecto [364 KB ]
• Liquidación [43,5 KB ]

Solicitar la subvención

Plazos

El plazo para presentar las solicitudes es del 12 al 25 de abril de 2016.

Documentación

Documentación que se debe adjuntar a la solicitud:

1. Proyecto de actividad o actuación
2. Presupuesto completo y detallado del proyecto
3. En el caso de que el encargo se haga a una empresa o profesional externo, los currículums del archivero o archiveros que llevaran a cabo la actuación y el presupuesto desglosado elaborado por la empresa contratada.

A partir del día siguiente de la publicación de la relación provisional de subvenciones concedidas, los solicitantes propuestos dispondrán de 10 días hábiles para presentar la documentación siguiente:

1. Documento de aceptación de la subvención

Requisitos

1. Realizar la actividad subvencionada dentro del año natural.
2. Realizar la actividad subvencionada en el ámbito territorial de Cataluña.
3. No encontrarse en ninguna de las circunstancias previstas en el artículo 13 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de subvenciones , que imposibilitan convertirse en beneficiario de las subvenciones.
4. En cumplimiento del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, ninguna entidad (pública o privada) podrá ser beneficiaria de una subvención si se encuentra en una de las circunstancias de crisis que establece la UE en el Reglamento 651/2014. Esta medida afecta a las sociedades mercantiles (SA, SL) públicas y privadas, pero también asociaciones, fundaciones, cooperativas, autónomos o profesionales, ONG, etc. que tengan una actividad económica. Por actividad económica se entiende el ofrecimiento de bienes y servicios en un mercado para conseguir unos ingresos, a pesar de que su finalidad sea social o sin ánimo de lucro.
5. Cumplir con las obligaciones tributarias ante el Estado y la Generalidad de Cataluña, y con las obligaciones de la Seguridad Social.
6. Cumplir con los requisitos que la Ley 1/1998, de 7 de enero, de política lingüística , establece en los artículos siguientes:
   • Artículo 36.4, que obliga a que los carteles de los centros de trabajo y las informaciones que haya en su interior, estén por lo menos en catalán.
   • Artículos 32.1 y 32.3, que obligan a que las empresas que tengan establecimientos abiertos al público en Cataluña puedan atenderlo en catalán y que tanto la señalización y carteles como la documentación de su oferta comercial estén al menos en catalán.
7. Si se dispone de una plantilla igual o superior a 50 personas, dar ocupación, al menos, a un 2% de trabajadores con disminución sobre la plantilla total, o bien aplicar las medidas que establecen el artículo 38 de la Ley 13/1982, de 7 de abril , el Real Decreto 364/2005, de 8 de abril , y el Decreto 322/2011, de 19 de abril .
8. Si la plantilla es igual o superior a 25 personas, disponer, con el acuerdo de los agentes sociales, de los medios para prevenir y detectar casos de acoso sexual y de acoso por razón de sexo y utilizarlos adecuadamente, tal como disponen los artículos 5 y 29 de la Ley 5/2008, de 24 de abril , del derecho de las mujeres a erradicar la violencia machista.
9. Si para la realización de la actividad objeto de la subvención se utiliza cualquier elemento susceptible de generar derechos de autor, debe cumplirse con lo que dispone la normativa sobre propiedad intelectual.

10. El solicitante deberá ser titular del archivo.

11. La persona archivera destinada a dirigir el proyecto técnico objeto de subvención, en el caso de que sea personal interno de la entidad, deberá ocupar una plaza de técnico superior archivero.

Tasas

No hay tasas asociadas a este trámite.

Otras informaciones

Criterios de valoración

a) El grado de corrección metodológica del proyecto (hasta 3 puntos).

b) Viabilidad técnica del proyecto presentado (hasta 2 puntos).

c) Viabilidad económica de la actuación (hasta 2 puntos).

d) Grado de coherencia con otras ayudas recibidas o solicitadas relacionadas con el proyecto (hasta 1 punto).

e) Adecuación a los requerimientos que establecen los estándares internacionales en implementación de gestión de documentos electrónicos, especialmente normas ISO que les son de aplicación (2 puntos).

Para poder ser beneficiario de la subvención es necesario que el proyecto obtenga un mínimo de 2 puntos para el criterio establecido en el apartado 1.a; 1 punto, como mínimo, para cada uno de los criterios establecidos en los apartados 1.b y 1.c, y un mínimo de 5 puntos sobre la puntuación total.

Comisión de valoración

Los nombres de las personas que forman parte de la comisión de valoración se publicarán en breve.

Plazos

Del12.04.2016al 25.04.2016

Para tramitar la solicitud necesitará tener un certificado digital.
El Departamento de Cultura es entidad certificadora para personas físicas. Puede obtener el certificado digital en el mismo Departamento y en los Servicios Territoriales .
Los entes locales tendrán que presentar las solicitudes a través firma electrónica reconocida.
Más información sobre los sistemas de firma electrónica

Por internet

• Solicitar (para entes locales)

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