Legalización de los libros de cooperativas

Resumen

Este trámite permite a las cooperativas, federaciones y confederaciones de cooperativas de Cataluña legalizar sus libros obligatorios en el Registro de Cooperativas.

Quién puede usar este servicio:

• Cooperativas de Cataluña.
• Federaciones de cooperativas de Cataluña.
• Confederaciones de cooperativas de Cataluña.

Lo que necesitas

Documentación:

• Libro de cooperativas (TOMO 1): Debe ir firmado por el/la presidente/a del Consejo Rector de la Cooperativa y debe estar cumplimentado, no se aceptan los libros en blanco. Debe contener en la primera página los datos que lo identifican: nombre de la cooperativa, nombre que corresponda al tipo de libro, el número de tomo o archivo, los datos de apertura y de cierre del libro, fecha de ejercicio en los libros económicos y en el libro de actas.
• Libro de cooperativas (TOMO 2): Si es necesario, puede aportar un segundo tomo del libro que ha indicado en el formulario de solicitud. El libro debe ir firmado por el/la presidente/a del Consejo Rector de la Cooperativa y debe estar cumplimentado, no se aceptan los libros en blanco. Debe contener en la primera página los datos que lo identifican: nombre de la cooperativa, nombre que corresponda al tipo de libro, el número de tomo o archivo, los datos de apertura y de cierre del libro, fecha de ejercicio en los libros económicos y en el libro de actas.
• Libro de cooperativas (TOMO 3): Si es necesario, puede aportar un tercer tomo del libro que ha indicado en el formulario de solicitud. El libro debe ir firmado por el/la presidente/a del Consejo Rector de la Cooperativa y debe estar cumplimentado, no se aceptan los libros en blanco. Debe contener en la primera página los datos que lo identifican: nombre de la cooperativa, nombre que corresponda al tipo de libro, el número de tomo o archivo, los datos de apertura y de cierre del libro, fecha de ejercicio en los libros económicos y en el libro de actas.

Requisitos:

• Estar constituido como cooperativa, federación o confederación de cooperativas en Cataluña.
• Presentar los libros obligatorios para su legalización.

Costes y plazos:

• El coste del trámite se puede consultar aquí.
• Los libros económicos y los libros de actas se presentan para ejercicios una vez finalizados estos. La solicitud de legalización se debe hacer en el plazo máximo de seis meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio.
• El libro de socios y/o socias y sus aportaciones sociales se presenta inicialmente, una vez constituida la cooperativa, y, posteriormente, si se han producido cambios en las altas y/o bajas de socios o en sus aportaciones. En caso de que se hayan producidos cambios, se presentará el nuevo libro que resulta dentro del plazo máximo de 6 meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio en que se hayan producido.

Cómo hacerlo

Paso a paso:

1. Solicitar:
   • La solicitud se presenta telemáticamente, firmada electrónicamente.
   • Se debe presentar una solicitud para cada tipo de libro.
   • El libro se presentará en formato PDF firmado electrónicamente por la persona que ocupa la presidencia del Consejo Rector.
   • El libro puede estar formado por un máximo de 3 archivos con un peso máximo cada uno de ellos de 99 MB.
   • Los tomos o ficheros que conforman un tipo de libro deben estar cumplimentados. No se aceptan los libros en blanco.
   • Con relación a los libros de actas hay que tener en cuenta que las actas de las reuniones de los diferentes órganos no se pueden presentar en un mismo libro, cada órgano de la cooperativa debe tener su libro de actas.
   • Cada uno de los archivos que integran el libro, debe contener en la primera página los datos que lo identifican.
   • Formulario de solicitud disponible aquí.
2. Realizar el pago:
   • En el momento de presentar la solicitud por internet, se mostrará un enlace para efectuar el pago online de la tasa con tarjeta bancaria.
   • También se puede hacer el pago una vez enviada la solicitud:
     • Si tiene un certificado digital, entre en el espacio "Área privada de Canal Empresa" y acceda al apartado "Trámites". Allí podrá acceder al trámite en cuestión y hacer el pago desde el apartado "Pagos".
     • Si no tiene un certificado digital, tiene que entrar en el espacio "Estado de mis gestiones" e introducir el código de trámite (ID) del acuse de recibo y su NIF. Una vez dentro, tiene que ir al apartado "Pagos" y seguir las instrucciones que le indican.
3. Consulta del estado del trámite:
   • Puede consultar el estado del trámite:
     • En el Área privada de Canal Empresa (con idCAT Móvil o/y certificado digital).
     • En el Estado de mis gestiones (con el identificador del trámite y el DNI/NIF).
4. Recibir la respuesta de la Administración:
   • La Administración tiene un plazo de 3 meses para resolver la solicitud de legalización de los libros.
     1. Si una vez examinado el Libro, éste reúne los requisitos formales exigidos por la normativa de aplicación, la legalización se hace de cada archivo que integra el libro presentado. Un libro puede estar formado por un archivo o por varios archivos (máximo tres) y cada uno de estos archivos se legaliza atribuyéndole un código, código hash o huella digital, que el sistema calcula automáticamente y que es único. El mismo archivo siempre que sea idéntico dará el mismo código, cualquier modificación o alteración del libro o archivo, por insignificante que sea, dará lugar a que el código hash o huella digital calculado sea diferente. Una vez legalizado el libro que corresponda, se emite la diligencia o certificación de legalización por el Registro competente y se notifica la cooperativa telemáticamente y se le facilita un código de verificación, el cual sirve para comprobar la legalización efectuada.
     2. Si una vez examinado el Libro, éste no reúne los requisitos formales exigidos por la normativa de aplicación, se enviará telemáticamente un requerimiento con los defectos a subsanar y, en el plazo máximo de 15 días, se deberá presentar, con relación al fichero o ficheros con carencias, un fichero o ficheros con los defectos subsanados. Pasado el plazo concedido para subsanar las defectos, si no se ha procedido a subsanar los defectos no se procederá a la legalización del libro y se finalizará el procedimiento con la correspondiente comunicación a la persona solicitante.

Después de hacerlo

• La Administración tiene un plazo de 3 meses para resolver la solicitud de legalización de los libros.

Ayuda

• Contacto: Departamento de Empresa y Trabajo, Secretaría de Trabajo, Dirección General de Economía Social y Solidaria, el Tercer Sector y las Cooperativas.
• Normativa:
  • Normativa de cooperativas
  • Instrucción 1/2020 sobre la legalización telemática de los libros de las Cooperativas.