CAPÍTULO X · Del acceso a los archivos y documentos
Artículo 64. Principio general de libre acceso a los documentos conservados en archivos militares
La consulta de la documentación integrante del patrimonio documental que se conserve en los archivos militares será de acceso libre y gratuito cuando se trate de expedientes correspondientes a procedimientos terminados en la fecha en que tal consulta sea solicitada. El ejercicio de este derecho se ajustará a lo dispuesto en la legislación vigente y sólo podrá ser restringido por las excepciones contempladas en los artículos 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en cualquier otra norma en vigor que regule el acceso a los documentos o en el presente Reglamento. El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación, referidos a los ficheros automatizados conteniendo datos de carácter personal, inscritos en el Registro General de Protección de Datos, existentes en los archivos militares, se ajustará a lo dispuesto en la Ley Orgánica 5/1992, de 25 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, y en la normativa que la desarrolla. Los documentos clasificados conforme a la Ley de Secretos Oficiales se regirán por su legislación específica.
Artículo 65. Restricciones por razón de Seguridad del Estado y Defensa Nacional
El Ministro de Defensa, o el órgano en quien éste delegue, podrá acordar la exclusión de la consulta pública de aquellas series documentales o de aquellos documentos que, sin estar clasificados de acuerdo con la legislación de secretos oficiales, contengan información cuya difusión pueda afectar a la Defensa Nacional o a la Seguridad del Estado. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización para el acceso a tales documentos o series documentales. Dicha autorización podrá ser concedida por el Ministro de Defensa, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. La denegación de autorización deberá ser motivada.
Artículo 66. Restricciones por razón de protección de la intimidad
1. Las series documentales sobre las que haya recaído dictamen de accesibilidad restringida por razones de protección del honor, la intimidad y la propia imagen de las personas serán relacionadas en los archivos afectados en un listado. Dicho listado será de consulta pública por los usuarios del archivo. Los documentos integrantes de tales series documentales se entenderán de acceso restringido por los plazos fijados con carácter general por el artículo 57.1 c) de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español. También quedará restringida la accesibilidad de aquellas series documentales que, aún sin dictaminar por la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa como excluidas del libre acceso por razón de defensa del honor, la intimidad y la propia imagen de las personas, se encuentren en trámite de dictamen por tal Comisión. 2. El acceso a los documentos contenidos en tales series con anterioridad a los plazos fijados para su libre acceso sólo será autorizado a aquellos usuarios que acrediten el consentimiento para la consulta, mediante poder notarial o cualquier otro documento que acredite fehacientemente la concesión del consentimiento, realizado a su favor por los afectados o sus herederos (caso de haber fallecido). Tal autorización afectará exclusivamente a los documentos o expedientes concretos de tales series relativos a la persona o personas que manifiesten el citado consentimiento. Cuando en un mismo expediente o documento se incluyan datos de carácter personal clínico, policial o procesal sobre más de una persona, será necesaria, para el acceso a la integridad del documento o del expediente, la autorización de todos los afectados. En otro caso, el archivo servirá la documentación parcialmente, con sólo los documentos relativos a la persona que haya manifestado su consentimiento. Si no fuera posible la mencionada parcelación, el documento o los documentos se servirá o servirán en reproducciones en las que puedan ser despersonalizados los datos que afecten a terceros de los que no se disponga de consentimiento. Del mismo modo, cuando en los expedientes o documentos de carácter personal clínico, procesal o policial figuren datos que, a juicio del director del archivo, puedan afectar al honor, la intimidad y la propia imagen de terceros, tales datos serán despersonalizados, comunicándolo así a los usuarios y sirviéndoles la documentación en reproducciones en las que pueda realizarse la mencionada despersonalización.
Artículo 67. Facultades de control de los directores de los archivos militares
1. Los directores de los archivos militares podrán excluir cautelarmente de la consulta pública aquellos documentos o series documentales que, a su juicio, puedan contener información relevante sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado y sobre los que no haya habido pronunciamiento acerca de su accesibilidad por parte del Ministro o del órgano en quien éste hubiese delegado la competencia de excluir de la consulta pública documentos o series documentales cuyo contenido afecte a la Defensa NacionaloalaSeguridad del Estado. En tal caso, los directores de los archivos militares deberán poner el hecho, de forma inmediata, en conocimiento del Ministro de Defensa o del órgano en quien éste hubiera delegado. La denegación de consulta de estos documentos, caso de producirse solicitud de los mismos por algún usuario, se comunicará al interesado. Tales exclusiones de la libre consulta tendrán carácter provisional hasta que se produzca una resolución definitiva del Ministro de Defensa o del órgano en quien delegue, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, una vez conocida la cual se notificará motivadamente a los usuarios afectados, si los hubiere, la autorización de acceso o la denegación del mismo. 2. Los directores de los archivos militares podrán restringir cautelarmente el acceso de los usuarios a aquellos documentos o series documentales que, a su juicio, puedan contener información que afecte al honor, la intimidad o la propia imagen de las personas, que no cumplan los plazos establecidos para ser considerados de libre acceso por el artículo 57.1 c) de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, y sobre los que no haya habido pronunciamiento acerca de su accesibilidad por parte de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa ni se encuentren en trámite de dictamen. En tal caso, los directores de los archivos militares deberán iniciar, de forma inmediata, el trámite de valoración documental establecido en los artículos 40 y 41 del presente Reglamento. La denegación de consulta de estos documentos, caso de producirse solicitud de los mismos por algún usuario, se comunicará al interesado. Tales restricciones de la libre consulta tendrán carácter provisional hasta que se produzca una resolución definitiva del Ministro de Defensa o del órgano en quien delegue, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, una vez conocido el cual se notificará motivadamente a los usuarios afectados, si los hubiere, la autorización de acceso o la denegación del mismo.
Artículo 68. Vigilancia del buen orden en los archivos y de la conservación de los documentos
1. Los directores de los archivos militares, desde la etapa de archivo central, podrán excluir de sus dependencias a quienes por cualquier motivo sean causa de alteración del buen orden del centro o pongan en peligro la buena conservación de los documentos. 2. Del mismo modo, el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa podrá restringir, en su caso, el acceso a los archivos militares a aquellos usuarios que hubieran contravenido gravemente el presente Reglamento o la legislación vigente en materia de patrimonio documental, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que pudieran derivarse de su conducta.
Artículo 69. Horario de atención al público
Los archivos militares intermedios e históricos estarán abiertos al público en un horario previamente fijado y del que se dará conocimiento.
Artículo 70. Tarjetas de investigador y autorizaciones temporales de consulta
1. Quienes pretendan realizar trabajos de investigación en los archivos militares deberán estar provistos de la correspondiente tarjeta de investigador, expedida, bien por un archivo histórico del Sistema Archivístico de la Defensa, bien por el Ministerio de Educación y Cultura. 2. La mencionada tarjeta podrá obtenerse en cualquiera de los archivos históricos militares formalizando la correspondiente solicitud. El solicitante deberá acreditar su personalidad e indicar el tema o temas objeto de investigación, cuando éste sea el motivo de su acercamiento al archivo. 3. La posesión de la tarjeta expresada facultará para la investigación y consulta de documentos no excluidos de la misma en todos los archivos militares. Las tarjetas serán renovadas cada tres años. 4. Quienes deseen consultar circunstancialmente documentos de un archivo militar, por tiempo inferior a siete días, no necesitarán la tarjeta de investigador, si bien deberán proveerse en el propio archivo de una autorización temporal, expedida por la dirección del mismo. 5. Los archivos abrirán un expediente de investigador a cada persona que acuda a consultar sus fondos, en el que constarán sus datos de identificación, incluidos los de su tarjeta de investigador o autorizaciones temporales, el tema o temas de investigación declarados, la identificación de los documentos consultados y cuantas circunstancias se consideren de interés. El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa conocerá las relaciones actualizadas de las tarjetas de investigador que se hayan expedido por los Subsistemas archivísticos de él dependientes.
Artículo 71. Servicio de documentos
El servicio de documentos a los usuarios del archivo será efectuado exclusivamente por personal del mismo.
Artículo 72. Salas de investigadores
1. La investigación y consulta de documentos se realizará en salas o dependencias especialmente acondicionadas para ello, de acuerdo con lo que dispongan las correspondientes directrices técnicas que formule el Ministro de Defensa. Cuando las características del archivo lo aconsejen o permitan, se dispondrán salas adecuadas para la instalación y manejo de los instrumentos de consulta (sala de referencia), para investigación en grupo y para la utilización de aparatos que requieran condiciones especiales de instalación. 2. Sólo podrán acceder a las salas de investigación y consulta las personas que estén provistas de las acreditaciones que se recogen en el presente Reglamento. 3. No se permitirá la entrada al público en los locales de acondicionamiento y depósito de los documentos, salvo en los casos de visitas previamente autorizadas por el Director del archivo y en las condiciones de dicha autorización. 4. El acceso del público a los laboratorios y talleres de los servicios técnicos del archivo y demás locales de tratamiento de los documentos deberá ser igualmente autorizado por el Director.
Artículo 73. Vigilancia de las salas de investigadores
1. Por razones de seguridad, los investigadores que accedan a la sala deberán depositar las carteras, bolsos, libros, carpetas, etc., en las dependencias del archivo asignadas al efecto. 2. Se exigirá igualmente el cumplimiento de las normas que se establezcan para garantizar las adecuadas condiciones de trabajo y la buena conservación de los documentos, quedando expresamente prohibido cualquier tipo de alteración en los mismos por parte de los usuarios. 3. Las salas destinadas a la consulta de documentos por parte de los usuarios deberán contar con vigilancia mientras permanezca público en ellas.
Artículo 74. Solicitud de documentos
1. La solicitud de documentos, una por cada unidad de conservación, se efectuará en impresos normalizados. 2. No se podrá consultar a la vez más de una unidad de conservación, quedando las demás solicitadas en custodia del encargado de la sala. 3. Queda prohibida la consulta simultánea de un mismo documento por varios investigadores, salvo autorización expresa del Director del archivo.
Artículo 75. Servicio de los documentos excluidos de la libre consulta pública
1. Los documentos excluidos de la libre consulta pública por los artículos 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, y 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, o por otras disposiciones del ordenamiento jurídico, sólo podrán servirse en los casos de autorización expresa previstos por dichos artículos y exclusivamente a las personas autorizadas. 2. Se servirán únicamente los documentos identificados por la mencionada autorización y en las condiciones en ella establecidas, previo conocimiento del Director del archivo. 3. El Director del archivo podrá, en tales casos, establecer un lugar especial para la realización de la consulta y tomará las medidas necesarias para evitar que otras personas puedan acceder a los documentos.
Artículo 76. Atención de consultas mediante reproducciones con fines de conservación
Cuando existan en el archivo reproducciones de los documentos solicitados, se servirán éstas como norma general; sólo cuando la materia o circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se servirán los originales, previa autorización del Director.
Artículo 77. Retirada de documentos originales de la consulta por riesgo de deterioro
En cualquier caso, cuando el estado de conservación de algún documento pueda, a juicio del Director del centro, correr peligro de deterioro irreparable por su manejo directo, podrá éste excluirle del servicio público, dando explicación razonada y por escrito a los posibles solicitantes, entretanto se reparan las circunstancias que motivaron la exclusión.
Artículo 78. Reintegro de los documentos servidos
Los documentos servidos al público serán reintegrados a sus lugares en los locales de depósito el mismo día, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio, salvo que el peticionario, al restituirlos, declare que volverá a utilizarlos al día siguiente. En tal caso, y por un tiempo máximo de tres días consecutivos, le quedarán reservados en un lugar especialmente acondicionado para ello, con las adecuadas medidas de seguridad. Igualmente, se admitirán peticiones anticipadas para fechas concretas, por correo o fax, de hasta diez unidades de conservación, que, en todo caso, se servirán en la forma señalada en el artículo 74.2 del presente Reglamento.