CAPÍTULO VII · De la descripción de los documentos
Artículo 44. Instrumentos de referencia y descripción
Los archivos históricos del Sistema Archivístico de la Defensa elaborarán, como instrumentos de referencia y descripción, las guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales de acuerdo con la naturaleza de los mismos y las prioridades que fijen los programas de actuación.
Artículo 45. Guías
Son guías los instrumentos que describen globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: Organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además de la información sumaria sobre el contenido documental, las guías recogerán información básica sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
Artículo 46. Inventarios
Se considera inventario la relación, más o menos detallada, que describe las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales. Los asientos del inventario deben recoger, imprescindiblemente, la signatura o signaturas de las unidades descritas, el tipo documental y las fechas que comprende la documentación. El inventario deberá incluir una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y completarse con los índices correspondientes.
Artículo 47. Prioridad del inventario
El inventario será el instrumento de referencia y descripción fundamental, básico y prioritario en los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa.
Artículo 48. Catálogos
Se entiende por catálogo el instrumento que, con la finalidad de información sobre una materia u objeto específico, describe unidades documentales seleccionadas por el autor del propio catálogo en razón de su afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal, o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
Artículo 49. Índices
Los índices son conjuntos de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción. Además de los índices complementarios que agrupan los encabezamientos recogidos en otros instrumentos de trabajo de los archivos, podrán elaborarse índices con carácter independiente, que recojan directamente los términos y datos contenidos en la documentación. La elaboración de índices automatizados que registren datos de carácter personal se restringirán a aquellos elementos necesarios para la localización de los documentos en el archivo y para garantizar el derecho de acceso de los usuarios. En todo caso, la creación de ficheros informáticos se realizará conforme a las exigencias y condiciones estipuladas en el artículo 6 del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal.
Artículo 50. Normas de descripción
El Ministro de Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares, aprobará las normas técnicas necesarias sobre redacción de los instrumentos de referencia y descripción, con el fin de que presenten la mayor homogeneidad en los diferentes archivos militares.
Artículo 51. Programa descriptivo
Los archivos militares incluirán en sus programas de actuación los proyectos de descripción de documentos atendiendo al siguiente orden de prioridades: 2. La realización de otros instrumentos susceptibles de ser integrados en los programas de actuación sobre el patrimonio documental militar. 3. La realización de instrumentos de referencia que se ajusten a las necesidades que planteen las demandas mayoritarias de los usuarios.
Artículo 52. Acceso a los instrumentos de referencia y descripción
Los instrumentos de referencia y descripción de documentos definidos en este capítulo existentes en los archivos militares serán de libre acceso para las personas que los soliciten, salvo que la información que suministren se vea afectada por las restricciones de acceso que establece la legislación vigente.